Adjointe administrative ou adjoint administratif à la dotation contractuel

Service des ressources humaines à Québec


Offre d’emploi no 20061

Affichage interne et externe | 16 octobre au 29 octobre 2020


Sommaire de la fonction

Relevant de la coordonnatrice à la dotation et au développement organisationnel, la personne assure la préparation, le suivi et la tenue à jour de dossiers administratifs reliés principalement à la dotation et au perfectionnement et réalise des travaux de secrétariat en support aux activités du Service des ressources humaines.


Principales tâches et responsabilités

Dotation

Plus spécifiquement, la personne effectue la préparation, la mise en page et le suivi des affichages de postes internes et externes.

Elle prépare les différents contrats de travail, effectue l’ouverture des dossiers d’employés et les suivis administratifs requis.

Elle prépare et achemine la correspondance et la documentation relatives aux mouvements de personnel (nomination, affectation temporaire et permanente, etc.).

Elle prépare les documents nécessaires aux entrevues et planifie les rencontres.

Elle assure le suivi des fins de périodes probatoires et des signatures des contrats de consultants et d’enseignants.

Perfectionnement

Elle vérifie les demandes individuelles de perfectionnement de l’INRS et les achemine au comité de perfectionnement.

Elle collabore au suivi administratif des activités de perfectionnement de l’administration générale, produit et met à jour le tableau concerné.

Elle prépare les documents requis pour les réunions des comités de perfectionnement.

Autres mandats

Elle est responsable de la gestion des boîtes courriels du Service des ressources humaines.

Elle assure l’organisation de réunions et de formations; convoque les personnes concernées, voit à la réservation de salles, à la préparation et à la distribution du matériel et des documents nécessaires.

Elle participe à la rédaction, à la transcription, la mise en page et la mise à jour de documents, lettres, rapports, procéduriers, avis d’inscription, descriptions de fonction, statistiques, tableaux etc.

Elle classe l’ensemble des documents du Service et voit à l’archivage de dossiers. Elle dépouille et distribue le courrier et procède à l’inventaire et aux commandes de matériel de bureau.

Elle répond aux demandes de renseignements en provenance de la clientèle de l’interne et de l’externe, résout certaines questions dans son champ d’expertise et achemine, au besoin, les demandes aux personnes concernées.

Elle aide, au besoin, l’agente administrative à la directrice du Service des ressources humaines dans l’accomplissement de ses tâches et veille à son remplacement, de façon occasionnelle.

Elle collabore à divers mandats relatifs aux activités du Service des ressources humaines.

Elle accomplit toute autre tâche connexe.


Exigences normales et habiletés particulières

Scolarité

  • Détenir un diplôme terminal du cours secondaire en secrétariat ou formation académique équivalente.

Expérience

  • Posséder quatre (4) années d’expérience pertinente.

Autre

  • Bon sens de l’organisation du travail et des priorités;
  • Excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
  • Très bonne connaissance de l’environnement MS Office;
  • Bon discernement;
  • Capacité à travailler sur divers dossiers en simultané;
  • Respect des normes et directives en vigueur;
  • Bon sens du service à la clientèle;
  • Capacité à faire preuve d’une grande discrétion;
  • Autonomie, débrouillardise et rigueur dans l’exercice de ses fonctions.


Lieu de travail

Institut national de la recherche scientifique (INRS)
Service des ressources humaines
490, rue de la Couronne
Québec (Québec) G1K 9A9
Canada


Traitement

Selon la politique salariale applicable au personnel administratif non syndiqué de l’INRS.


Comment postuler?

L’INRS encourage les candidates et candidats répondant aux exigences du poste à postuler en ligne au plus tard le 29 octobre 2020.

Souscrivant à un programme d’accès à l’égalité en emploi et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap. La priorité devra être accordée aux personnes ayant le statut de citoyenne ou citoyen canadien ou de résidente ou résident permanent.

Chaque personne est invitée, lors du dépôt de sa candidature, à nous faire part, en toute confidentialité, de tout handicap qui pourrait nécessiter une adaptation de nos outils de sélection.