Centre Énergie Matériaux Télécommunications à Varennes
Offre d’emploi n° 22164
Affichage interne et externe | 24 novembre 2022 au 7 décembre 2022
Sommaire de la fonction
Relevant du directeur du Centre, la personne est appelée à réaliser des travaux administratifs relatifs au suivi de mandats, à l’organisation de réunions, à la préparation de comptes rendus et rédaction de procès-verbaux, à la compilation d’information de gestion de même qu’à la préparation et au suivi de la correspondance de la direction du Centre. Elle facilite la gestion administrative et le suivi des dossiers relatifs aux ressources professorales du Centre.
Principales tâches et responsabilités
Plus spécifiquement, la personne tient à jour l’agenda du directeur, fixe les rencontres, en informe les personnes concernées et rassemble la documentation pertinente. Elle assiste celui-ci par rapport au suivi des dossiers et au rappel des échéances ainsi que dans la préparation de la documentation de divers dossiers pour les réunions des instances du Centre. Elle traite les affaires courantes et soutient le directeur dans la gestion des dépenses de son équipe de recherche.
Elle voit à la transcription de documents, de lettres et de rapports. Elle voit également à la mise à jour de données dans les systèmes appropriés et à la compilation de statistiques pour divers rapports et elle conçoit des registres et des tableaux et voit à leur actualisation.
Elle effectue les saisies de données relatives aux CV institutionnels des professeurs et appuie le directeur dans les suivis et les correspondances.
Elle planifie et organise les déplacements du directeur et du gestionnaire de l’administration du Centre. Elle effectue les réservations et fait le suivi administratif requis. Elle prépare les rapports de dépenses et en assure le suivi.
Elle reçoit et filtre les communications. Elle prend connaissance du courrier et des courriels et en assure le suivi. Elle prépare et transmet la documentation nécessaire et fixe les rendez-vous. Elle détermine les urgences et les transmet, au besoin, aux personnes concernées et en assure le suivi. Elle rédige la correspondance, complète les informations nécessaires et les transmet au directeur.
Elle agit à titre de personne-ressource pour les dossiers relevant de sa compétence et collabore avec le personnel de l’INRS et les intervenants externes.
Elle effectue des recherches, rassemble des informations, documente des dossiers dont certains ayant un caractère confidentiel, afin d’en favoriser l’analyse et ainsi faciliter la prise de décision. Elle rédige des rapports synthèses.
Elle organise les réunions du directeur, les comités du Centre et les assemblées des professeurs du Centre et y assiste. Elle prend des notes, rédige les procès-verbaux et fait les suivis appropriés. Elle coordonne l’accueil des visiteurs et des délégations du Centre.
Elle apporte un appui aux comités de sélection des professeurs et assure le suivi des dossiers avec le directeur (description de poste, affichage, ouverture des dossiers, fixation des rencontres et horaires des entrevues, convocation des candidats, préparation des dossiers pour les membres, etc.).
Elle tient à jour ses connaissances relatives aux documents normatifs liés à son champ d’activité.
Elle assume la responsabilité du système de classement de ses dossiers ainsi que ceux du directeur et voit à leur archivage conformément au système en vigueur.
Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.
Exigences normales et habiletés particulières
Scolarité
- Détenir un diplôme terminal du cours secondaire en secrétariat ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
Expérience
- Posséder quatre (4) années d’expérience de travail dans un poste à responsabilités comparables en secrétariat de direction.
Autre
- Excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
- Excellente maîtrise de la langue anglaise, parlée et écrite;
- Connaissance approfondie de la suite MS Office;
- Bonne connaissance de la base de données Filemaker Pro;
- Sens développé de l’organisation, du service à la clientèle et une facilité à communiquer;
- Bon jugement, rigueur et discrétion;
- Habileté reconnue en rédaction (dont les procès-verbaux) et esprit de synthèse;
- Autonomie, sens de l’initiative et grande disponibilité;
- Capacité à travailler sous pression.
Lieu de travail
Institut national de la recherche scientifique
Centre Énergie Matériaux Télécommunications
1650, boulevard Lionel-Boulet
Varennes (Québec) J3X 1S2
Selon les besoins, la personne est appelée à se déplacer et à travailler au site du Centre Énergie Matériaux télécommunications situé à la Place Bonaventure à Montréal.
Traitement
Poste à temps complet.
Selon la politique de rémunération du personnel administratif non syndiqué en vigueur à l’INRS.
Comment postuler ?
L’INRS encourage les personnes candidates répondant aux exigences du poste, à postuler au plus tard le 7 décembre 2022.
Souscrivant à un Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉE) et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap. La priorité devra être toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyenne ou citoyen canadien ou de résidente ou résident permanent.
Les outils de sélection peuvent être adaptés aux besoins des personnes en situation de handicap, et ce, à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous prévoyez avoir besoin de mesures d’adaptation, ou pour toutes questions concernant l’équité, la diversité et l’inclusion à l’INRS, veuillez vous adresser, en toute confidentialité à edi@inrs.ca uniquement pour les questions ÉDI.