Agente ou agent de bureau niveau 4 – contractuel

Centre Énergie Matériaux Télécommunications à Varennes 

Offre d’emploi nº 21002

Affichage interne et externe | 7 janvier 2021 au 20 janvier 2021


Sommaire de la fonction

Relevant du gestionnaire de l’administration du Centre, en collaboration avec les autres employés, la personne effectue, sous encadrement limité, un ensemble de travaux administratifs complexes et diversifiés impliquant la coordination et le suivi de divers dossiers. Elle possède une liberté d’action dans le choix des méthodes et procédés de travail tout en respectant le cadre des pratiques et des règles de fonctionnement en vigueur, dont notamment les règles de confidentialité.


Principales tâches et responsabilités

Plus spécifiquement, la personne réalise les tâches suivantes :

Approvisionnement

Elle assume la coordination et le suivi des opérations courantes relatives aux achats de biens et de services de $ 5,000 et moins en conformité avec les documents normatifs en vigueur ainsi qu’à la réception des commandes du Centre.

Elle contacte les fournisseurs, fait l’ouverture des comptes, prépare vérifie et saisit les demandes d’achat dans SOFE. Elle émet les bons de commande et les transmet aux fournisseurs. Peut être appelée à assurer le recouvrement de comptes en souffrance.

Elle rédige, contrôle, vérifie et diffuse divers documents et rapports administratifs ou comptables de nature complexe et assure le suivi de différents dossiers. Elle voit à leur échéancier et collabore à leur établissement. Elle effectue des recherches à l’intérieur et à l’extérieur de l’institution et assure la bonne marche des activités.

Rapports de dépenses et facturation

Elle voit à rembourser les dépenses des employés et étudiants du Centre de recherche. Elle s’assure de la disponibilité budgétaire, de la codification budgétaire, du calcul des taxes, de l’admissibilité des dépenses, de la présence des pièces justificatives et des signatures d’autorisation et d’approbation.

Elle vérifie et saisit les demandes d’avance de voyage et les rapports de dépenses.

Elle vérifie les autorisations de voyage et s’assure d’obtenir les signatures appropriées.

Elle compile et prépare toute la facturation relative aux frais de transport des colis et enveloppes acheminés à l’extérieur et au besoin, toute autre facturation interne.

Elle vérifie les documents relatifs aux dossiers de gestion et élabore des formulaires.

Soutien administratif

Au besoin, elle agit comme secrétaire pour certains comités en assurant la préparation de l’ordre du jour, des convocations et de la rédaction des comptes rendus.

Elle est également appelée à remplacer la réceptionniste dans l’exécution de ses fonctions.

Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.


Exigences normales et habiletés particulières

Scolarité

Détenir un diplôme terminal du cours secondaire ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Expérience

Posséder quatre (4) années d’expérience pertinente.

Autre

  • Excellente connaissance de la suite MS Office notamment Excel et de la préparation de tableaux;
  • Maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
  • Maîtrise de la langue anglaise, parlée et écrite;
  • Sens développé du service à la clientèle;
  • Bonne capacité à travailler en équipe;
  • Rigueur et précision dans le travail;
  • Discrétion.


Lieu de travail

Institut national de la recherche scientifique
Centre Énergie Matériaux Télécommunications
1650, boulevard Lionel-Boulet
Varennes (Québec) J3X 1S2

Selon les besoins, la personne est appelée à se déplacer et à travailler au site du Centre Énergie Matériaux télécommunications situé à la Place Bonaventure à Montréal.


Traitement

Poste à temps complet : 35 heures par semaine.

Conformément à l’échelle salariale classe 5, le salaire d’agent de bureau niveau 4 peut varier entre 24,93 $ et 30,36 $ l’heure selon l’expérience et la formation. Ce poste est couvert par la convention collective du Syndicat des chercheurs de l’Université du Québec (SCUQ-CSN).


Comment postuler ?

L’INRS encourage les candidats répondant aux exigences du poste à postuler au plus tard le 20 janvier 2021.

Souscrivant à un Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉE) et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap. La priorité devra être toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyenne ou citoyen canadien ou de résidente ou résident permanent.

Chaque personne est invitée, lors du dépôt de sa candidature, à nous faire part, en toute confidentialité, de tout handicap qui pourrait nécessiter une adaptation des outils de sélection.