Centre Eau Terre Environnement à Québec
Offre d’emploi no 22115
Affichage interne et externe | 7 septembre 2022 au 19 septembre 2022
Prolongation de la période d’affichage
Sommaire de la fonction
Relevant de la gestionnaire de l’administration du Centre, en collaboration avec le personnel de l’équipe administrative, la personne effectue, sous encadrement limité, un ensemble de travaux administratifs complexes et diversifiés impliquant la coordination et le suivi de divers dossiers . Elle possède une liberté d’action dans le choix des méthodes et procédés de travail tout en respectant le cadre des pratiques et des règles de fonctionnement en vigueur.
Principales tâches et responsabilités
Plus spécifiquement, la personne réalise les tâches suivantes :
Facturation et comptes payables
Elle compile et prépare la facturation interne. Elle vérifie la disponibilité des fonds et l’admissibilité des dépenses.
Elle effectue l’appariement des documents d’achat et de réception avec les factures des fournisseurs, et saisit les factures au système informatisé. Elle communique avec les différent.e.s intervenant.e.s, personnel et fournisseurs lorsqu’il y a des écarts, afin de résoudre les anomalies et s’assure du paiement selon l’échéance.
Elle produit le tableau des courus et payés d’avance, trimestriellement.
Elle est responsable des contrats de service et des suivis s’y rapportant.
Elle assiste l’agente de gestion financière dans la préparation des transferts de fonds.
Approvisionnement
Elle assume la coordination et le suivi des opérations courantes relatives aux achats et réception de biens et de services en conformité avec les documents normatifs en vigueur.
Elle contacte les fournisseurs, fait l’ouverture des comptes, prépare, vérifie et saisit les demandes d’achats dans SOFE. Elle émet les bons de commande et les transmet aux fournisseurs.
Rapports de dépenses
Elle voit au remboursement des dépenses des employé.e.s et étudiant.e.s du Centre. Elle s’assure de la disponibilité budgétaire, de la codification budgétaire, du calcul des taxes, de l’admissibilité des dépenses, de la présence des pièces justificatives et des signatures d’autorisation et d’approbation.
Elle vérifie et saisit les demandes d’avance de voyage et les rapports de dépenses.
Elle vérifie les autorisations de voyage et s’assure d’obtenir les signatures appropriées.
Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.
Exigences normales et habiletés particulières
Scolarité
- Détenir un diplôme d’études secondaire en comptabilité ou une formation académique équivalente.
Expérience
- Posséder un minimum de quatre (4) années d’expérience dans des fonctions similaires.
Autres
- Capacité à travailler en équipe;
- Bon sens de l’organisation du travail et des priorités;
- Respect des normes et directives en vigueur;
- Autonomie et rigueur dans l’exercice de ses fonctions;
- Capacité à faire preuve d’une grande discrétion;
- Bon sens du service à la clientèle;
- Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
- Bonne connaissance de Microsoft 365;
- Connaissance de la langue anglaise parlée et écrite.
Lieu de travail
- Possibilité de télétravail en mode hybride selon la politique en vigueur .
Institut national de la recherche scientifique
Centre Eau Terre Environnement
490, rue de la Couronne
Québec (Québec) G1K 9A9
Traitement
Poste à temps complet: 35 heures par semaine.
Conformément à l’échelle salariale classe 5, le salaire d’agent.e de bureau niveau 4 peut varier entre 25,50 $ et 31,06 $ de l’heure selon l’expérience et la formation. Ce poste est couvert par la convention collective du Syndicat des chercheurs de l’Université du Québec (SCUQ-CSN).
Comment postuler ?
L’INRS encourage les personnes candidates répondant aux exigences du poste, à postuler au plus tard le 19 septembre 2022.
Souscrivant à un Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉE) et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap. La priorité devra être toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyenne ou citoyen canadien ou de résidente ou résident permanent.
Les outils de sélection peuvent être adaptés aux besoins des personnes en situation de handicap, et ce, à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous prévoyez avoir besoin de mesures d’adaptation, ou pour toutes questions concernant l’équité, la diversité et l’inclusion à l’INRS, veuillez vous adresser, en toute confidentialité à edi@inrs.ca uniquement pour les questions ÉDI.