Agente ou agent de secrétariat niveau 4 – Poste régulier

Centre Eau Terre Environnement à Québec

Offre d’emploi n° 23090

Affichage interne seulement | 25 juillet 2023 au 7 août 2023

Sommaire de la fonction

Relevant de la gestionnaire de l’administration du Centre et en collaboration avec les autres employé.e.s de l’équipe, la personne effectue un ensemble de travaux administratifs complexes et diversifiés impliquant la coordination et le suivi de divers dossiers. Elle possède une liberté d’action dans le choix des méthodes et procédés de travail, tout en respectant le cadre des pratiques et règles de fonctionnement en vigueur, dont, notamment les règles de confidentialité.

Principales tâches et responsabilités

Plus spécifiquement, la personne assume la coordination et le suivi administratif des opérations courantes liées à la venue des stagiaires boursier.ère.s et postdoctoraux.ales. Elle assure la gestion des documents d’accueil, des conventions de stage, des formulaires d’embauche, des vacances, de l’immigration et de tous autres documents nécessaires.

Elle coordonne le calendrier, en assurant un suivi régulier des échéances à respecter pour la soutenance de thèse, l’examen doctoral, la remise des mémoires et des thèses ainsi que pour les rapports de stage.

Elle fournit les réponses aux questions qui relèvent de sa compétence et interagit avec les stagiaires, les professeur.e.s, les employé.e.s et autres personnes lorsque requis.

Elle rédige des projets de lettres et autres correspondances.

Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.

Exigences normales et habiletés particulières

Scolarité

• Détenir un diplôme terminal du cours secondaire en secrétariat ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Expérience

• Posséder quatre (4) années d’expérience de travail dans un poste à responsabilités comparables.

Autres

• Maîtrise de Microsoft 365;
• Sens développé de l’organisation et du service à la clientèle;
• Facilité à communiquer;
• Capacité à travailler sous pression;
• Bon jugement, rigueur et discrétion;
• Habileté reconnue en rédaction et esprit de synthèse;
• Autonomie, sens de l’initiative et grande disponibilité;
• Maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
• Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite.

Lieu de travail

Institut national de la recherche scientifique
Centre Eau Terre Environnement
490, rue de la Couronne
Québec (Québec) G1K 9A9

Traitement

Poste à temps complet : 35 heures par semaine.

Conformément à l’échelle salariale classe 5, le salaire d’agent.e de secrétariat niveau 4 peut varier entre 25,50 $ et 31,06 $ de l’heure selon l’expérience et la formation. Ce poste est couvert par la convention collective du Syndicat des chercheurs de l’Université du Québec (SCUQ).

Comment postuler ?

L’INRS encourage les personnes candidates répondant aux exigences du poste à postuler en ligne via le site Web de l’INRS dans la section « Emplois » au plus tard le 7 août 2023.

Souscrivant à un Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉE) et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap. La priorité devra être toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyenne ou citoyen canadien ou de résidente ou résident permanent.

Les outils de sélection peuvent être adaptés aux besoins des personnes en situation de handicap, et ce, à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous prévoyez avoir besoin de mesures d’adaptation, ou pour toutes questions concernant l’équité, la diversité et l’inclusion à l’INRS, veuillez vous adresser, en toute confidentialité à edi@inrs.ca uniquement pour les questions ÉDI.