Service des ressources matérielles à Québec
Offre d’emploi no 22181
Affichage interne et externe | 26 janvier 2023 au 8 février 2023
Prolongation de la période d’affichage
Sommaire de la fonction
Relevant du directeur du Service des ressources matérielles, sous encadrement limité, la personne effectue un ensemble de travaux de secrétariat complexes et diversifiés impliquant la coordination et le suivi de divers dossiers. Elle offre un soutien aux professionnels et autres membres de l’équipe, ainsi qu’au directeur du Service des ressources informationnelles dans la réalisation de leurs activités.
Principales tâches et responsabilités
Plus spécifiquement, elle assume la coordination et le suivi administratif de l’ensemble des dossiers reliés aux fonctions de secrétariat du service.
Elle tient l’agenda du directeur en assurant un suivi régulier de ses actions et en lui rappelant les échéances à respecter.
Elle prend connaissance du courrier, identifie les urgences, les transmet au besoin aux personnes concernées et en assure le suivi. Elle complète les informations nécessaires à la prise de décision et les transmet au directeur ou aux professionnels concernés.
Elle planifie divers rendez-vous, réunions (convocation, réservation de salle, etc.), organise les déplacements d’affaires et effectue les réservations requises.
Elle est appelée à colliger les points à l’ordre du jour, prépare l’organisation de réunions et convoque les personnes concernées. Elle assiste au besoin aux réunions s’il y a lieu, prend des notes, transcrit et rédige le compte rendu; fait les suivis appropriés suite aux décisions prises.
Elle est appelée à faire la rédaction de différentes lettres et correspondances à l’aide de logiciels, tels Word, Excel, PowerPoint et assure régulièrement la mise à jour et la production (saisie, mise en forme et vérification) de tableaux, lettres, rapports et autres documents dans le respect des échéanciers.
Elle répond et achemine les appels téléphoniques avec le sens du service à la clientèle et une bonne facilité à communiquer.
Elle participe à la rédaction et à la préparation des avis d’inscription en lien avec l’ensemble des projets et veille à respecter les échéanciers et la transmission des documents auprès du secrétariat général.
Elle prépare et fait la saisie des demandes de paiement dans le système informatique, ainsi que les rapports de dépenses et les autres formulaires. Elle complète au besoin différents formulaires administratifs relevant du Service des ressources matérielles et les transmet au directeur.
Elle a la responsabilité de fournir des réponses aux questions relevant de sa compétence ou d’identifier celles qui sont susceptibles d’être traitées par d’autres personnes; elle prépare une synthèse des problèmes urgents afin de les soumettre à l’attention de son supérieur.
Elle assure la bonne marche du bureau en l’absence du directeur et prend les dispositions afin que les dossiers suivent le cheminement approprié. Elle assure une circulation efficace de l’information ainsi qu’une bonne communication interne et externe avec les différents intervenants.
Elle assume la gestion des documents et leur classement selon les principes établis à l’aide du logiciel Constellio. Elle tient à jour les connaissances relatives aux politiques, procédures reliées à son service et au fonctionnement interne.
Elle apporte un soutien à la rédaction des comptes rendus des réunions du plan de mesure d’urgence (PMU), de la mise à jour des organigrammes et de l’organisation des réunions.
Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.
Exigences normales et habiletés particulières
Scolarité
- Détenir un diplôme terminal du cours secondaire avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
Expérience
- Posséder un minimum de quatre (4) années d’expérience pertinente.
Autres
- Maîtrise des fonctions avancées de Word et une bonne connaissance d’Excel et Outlook;
- Capacité de travailler sous pression;
- Maîtrise de la langue française parlée et écrite et habilité reconnue à rédiger;
- Autonomie et grand sens de l’organisation;
- Sens des priorités et du service à la clientèle.
Lieu de travail
Institut national de la recherche scientifique
Service des ressources matérielles
490, rue de la Couronne
Québec (Québec) G1K 9A9
Traitement
Poste à temps complet: 35 heures par semaine.
Conformément à l’échelle salariale classe 5, le salaire d’agente ou d’agent de secrétariat peut varier entre 25,50 $ et 31,06 $ de l’heure selon l’expérience et la formation. Ce poste est couvert par la convention collective du Syndicat des chercheurs de l’Université du Québec (SCUQ-CSN).
Comment postuler ?
L’INRS encourage les personnes candidates répondant aux exigences du poste, à postuler au plus tard le 8 février 2023.
Souscrivant à un Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉE) et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap. La priorité devra être toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyenne ou citoyen canadien ou de résidente ou résident permanent.
Les outils de sélection peuvent être adaptés aux besoins des personnes en situation de handicap, et ce, à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous prévoyez avoir besoin de mesures d’adaptation, ou pour toutes questions concernant l’équité, la diversité et l’inclusion à l’INRS, veuillez vous adresser, en toute confidentialité à edi@inrs.ca uniquement pour les questions ÉDI.