Secrétaire de direction temporaire

Centre national de biologie expérimentale à Laval

Offre d’emploi no 20081

Affichage interne et externe | 18 novembre 2020 au 26 novembre 2020


Sommaire de la fonction

Relevant de la directrice du Centre national de biologie expérimentale, la personne assiste sa supérieure dans l’accomplissement de son mandat en participant aux opérations reliées à la gestion des activités du Centre, des ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique à la mission de l’unité. En l’absence de sa supérieure, elle voit au maintien et au suivi de certaines opérations et elle assure la bonne marche du bureau.


Principales tâches et responsabilités

  • Participe aux différentes opérations reliées à la gestion des opérations, des ressources humaines, financières et matérielles. À cette fin, fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes ressources et remplit les formulaires administratifs requis.
  • A la responsabilité de fournir des réponses à certaines questions à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur dans son secteur et règle certains problèmes relevant de sa compétence. À partir de recherches dans la documentation ou auprès de différents intervenants fournit et obtient l’information sur des sujets variés et complexes.
  • Collabore à la bonne marche de son secteur en colligeant l’information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d’améliorer le fonctionnement des activités de son secteur.
  • Effectue le suivi des décisions prises par son supérieur et prend les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation.
  • Prend les dispositions relatives à l’agenda de son supérieur. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous, les lui rappelle et organise des rencontres selon les priorités. Peut réaménager l’emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s’assure de la présence de son supérieur à ses différents rendez-vous.
  • Enregistre les dépenses ou factures et fait, sur demande, un rapport des états de compte. Compare les écritures comptables avec les pièces justificatives sur réception périodique des relevés budgétaires. Relève les erreurs et avise le personnel concerné.
  • Tient à jour les dossiers du personnel et prépare les documents requis lors des affichages de poste, des engagements, des promotions, des nominations, des affectations, des congés sabbatiques, des absences, etc. Veille au respect des échéanciers et des directives à ce sujet.
  • Reçoit et filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements. Accueille les visiteurs, s’informe de l’objet de l’entretien et prépare les documents nécessaires. Oriente ceux dont le problème peut être réglé par une autre autorité et fixe des rendez-vous si, à son avis, il est nécessaire de tenir un entretien avec sa supérieure.
  • Prend connaissance du courrier et le trie en fonction des priorités. Prépare les dossiers en faisant les recherches et les consultations préalables. Répond aux demandes relevant de sa compétence. Rédige des projets de réponse complexes. Note les suites à donner et effectue le suivi des dossiers.
  • Organise des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires. Assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige des procès-verbaux lorsque requis et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence.
  • Assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure d’archivage. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion.
  • Prend des notes, saisit divers documents tels que lettres, rapports, mémos. Effectue la mise en page des documents et en vérifie l’orthographe et la grammaire. Signe certains documents.
  • Utilise les logiciels en usage. Tient à jour les applications informatisées et participe à leur développement afin d’améliorer l’efficacité des opérations.
  • Participe à la planification et à l’organisation matérielle d’activités spéciales telles que visites, réunions.
  • Utilise divers appareils tels que système informatisé de traitement de l’information, photocopieur, télécopieur.
  • Accomplit temporairement les taches d’un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur le rangement.


Exigences normales et habiletés particulières

Scolarité

Détenir un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente.


Expérience

Posséder un minimum de cinq (5) années d’expérience dans des fonctions similaires.


Autres

  • Bon sens de l’organisation du travail et des priorités;
  • Excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
  • Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite;
  • Très bonne connaissance de l’environnement MS Office;
  • Habileté dans la création de nouveaux outils administratifs;
  • Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
  • Proactivité dans la recherche de solutions;
  • Bon discernement;
  • Capacité à travailler en équipe;
  • Respect des normes et directives en vigueur;
  • Bon sens du service à la clientèle;
  • Autonomie, débrouillardise et rigueur dans l’exercice de ses fonctions.


Lieu de travail

Institut national de la recherche scientifique
Centre national de biologie expérimentale
531, boulevard des Prairies
Laval (Québec) H7V 1B7


Traitement

Poste à temps complet : 35 heures par semaine, du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30.

Conformément à l’échelle salariale classe 5, le salaire de secrétaire de direction peut varier entre 24,56 $ et 29,91 $ de l’heure selon l’expérience et la formation. Ce poste est couvert par la convention collective du Syndicat des employés de soutien de l’INRS-Institut Armand-Frappier, section locale 1733 du S.C.F.P.


Comment postuler ?

L’INRS encourage les personnes candidates répondant aux exigences du poste à postuler en ligne au plus tard le 26 novembre 2020.

Souscrivant à un Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉE) et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap. La priorité devra être toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyenne ou citoyen canadien ou de résidente ou résident permanent.

Chaque personne est invitée, lors du dépôt de sa candidature, à nous faire part, en toute confidentialité, de tout handicap qui pourrait nécessiter une adaptation des outils de sélection.