Centre Eau Terre Environnement à Québec
Offre d’emploi n° 23037
Affichage interne et externe | 7 mars 2023 au 20 mars 2023
Sommaire de la fonction
Relevant de la gestionnaire de l’administration du Centre et en collaboration avec les autres membres de l’équipe, la personne effectue divers travaux de nature technique liés à la gestion des achats et des contrats annuels ainsi qu’aux comptes à payer. Elle est appelée à participer aux différentes opérations menant à la production de rapports financiers.
Principales tâches et responsabilités
Principalement, la personne réalise les tâches suivantes:
Gestion des achats et des contrats annuels
Elle contribue au suivi des opérations courantes relatives aux achats et à la réception de biens et de services, en conformité avec les documents normatifs en vigueur.
Elle vérifie l’exactitude des documents selon les soumissions et les règles d’approvisionnement.
Elle recueille et vérifie les données préalables à la production d’appels d’offres, elle s’assure de leur conformité et de leur publication sur le système gouvernemental d’appel d’offres (SEAO), tout en veillant au respect des lois, règlements et procédures.
Elle vérifie la conformité et l’admissibilité des soumissions. Elle complète le rapport d’ouverture et publie les résultats sur le SEAO.
Comptes à payer
Elle veille aux paiements internes et externes, au reclassement des dépenses, aux transferts de fonds, etc. Elle prévoit le travail à effectuer afin d’assurer la bonne marche des opérations journalières.
Elle s’assure que la documentation reçue respecte les règles et protocoles en vigueur. Elle effectue les différents suivis avec les clientèles interne et externe. Elle agit comme représentante auprès des fournisseurs et de la clientèle interne.
Elle produit le tableau des courus et payés d’avance.
Elle effectue le suivi des différents contrats et dossiers annuels (assurances, immatriculations, photocopieurs, baux, etc.)
Fonds avec restrictions
En collaboration avec l’agente de gestion financière et les professeur.e.s, elle analyse les données budgétaires des projets d’infrastructures et d’immobilisation de la Fondation canadienne de l’innovation (FCI) en fonction des normes établies. Elle prépare et saisit les données dans le respect des exigences et des échéanciers de l’organisme subventionnaire.
Elle peut être appelée à diriger du personnel de soutien, à collaborer à son entraînement, à répartir le travail et à en vérifier l’exécution.
Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.
Exigences normales et habiletés particulières
Scolarité
- Détenir un diplôme d’études collégiales en administration ou tout autre domaine pertinent.
Expérience
- Posséder deux (2) années d’expérience pertinentes dans des fonctions similaires.
Autres
- Maîtrise de la suite MS 365 (Word, Excel, Outlook) ;
- Excellent sens du service à la clientèle ;
- Grande capacité à travailler en équipe ;
- Sens aiguisé de l’organisation du travail et des priorités ;
- Respect des normes et des directives en vigueur ;
- Habileté reconnue dans la création et le maintien de relations interpersonnelles harmonieuses ;
- Autonomie et rigueur ;
- Excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite ;
- Connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite.
Lieu de travail
Institut national de la recherche scientifique
Centre Eau Terre Environnement
490, rue de la Couronne
Québec (Québec) G1K 9A9
Traitement
Poste à temps plein : 35 heures par semaine
Conformément à l’échelle salariale classe 8, le salaire de technicienne ou technicien en administration peut varier entre 27,81 $ et 38,12 $ de l’heure, selon l’expérience et la formation. Ce poste est couvert par la convention collective du Syndicat des chercheurs de l’Université du Québec (SCUQ).
Comment postuler ?
L’INRS encourage les personnes candidates répondant aux exigences du poste, à postuler au plus tard le 20 mars 2023.
Souscrivant à un Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉE) et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation d’handicap. La priorité devra être toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyenne ou citoyen canadien ou de résidente ou résident permanent.
Les outils de sélection peuvent être adaptés aux besoins des personnes en situation de handicap et ce, à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous prévoyez avoir besoin de mesures d’adaptation, ou pour toutes questions concernant l’équité, la diversité et l’inclusion à l’INRS, veuillez-vous adresser, en toute confidentialité à edi@inrs.ca uniquement pour les questions ÉDI.