Centre Urbanisation Culture Société à Montréal
Offre d’emploi n° 24043
Affichage interne et externe | 5 avril 2024 au 18 avril 2024
Sommaire de la fonction
Relevant de la responsable des affaires académiques, la personne effectue, sous encadrement très limité et en collaboration avec les autres employé.e.s, un ensemble de travaux administratifs complexes et diversifiés en lien avec les activités académiques et administratives du Centre, impliquant la coordination et le suivi de divers dossiers. Elle possède une liberté d’action dans le choix des méthodes et procédés de travail, tout en respectant le cadre des pratiques et des règles de fonctionnement en vigueur, dont notamment les règles de confidentialité.
Principales tâches et responsabilités
Plus spécifiquement, la personne réalise les tâches suivantes :
Dossiers académiques
Elle apporte son soutien à la personne responsable des dossiers étudiants quant aux demandes de renseignements relatives à son domaine d’activités, notamment pour les disponibilités des cours, le cheminement de programmes, les conditions d’admission, d’inscription et les demandes d’admission. Elle fournit les détails pertinents aux requêtes et en assure le suivi nécessaire.
Elle assiste la responsable des affaires académiques lors de différentes activités en lien avec le recrutement, telles des portes ouvertes, des concours de stages de 1er cycle, etc.
Elle prépare les documents relatifs à l’appréciation de l’enseignement et collige les évaluations reçues.
Elle est appelée à proposer des modifications aux méthodes et procédures existantes et à participer à l’élaboration de nouvelles procédures et outils administratifs s’appliquant à la clientèle étudiante (programme de bourses, concours internes, planification des cours, activités de recrutement et de valorisation de la recherche, etc).
Elle conçoit, vérifie et prépare des tableaux et statistiques sur la clientèle étudiante.
Dossiers administratifs
Elle appuie périodiquement la personne responsable des dossiers d’employé.e.s, prépare et fait compléter aux nouveaux employé.e.s les formulaires d’embauche requis pour l’ouverture de leur dossier.
Elle offre un soutien occasionnel à la personne responsable des dossiers de rémunération étudiante. Elle participe aux opérations courantes relatives au suivi des dossiers étudiants, des étudiant.e.s libres et des stagiaires, notamment l’ouverture des dossiers, l’engagement des bourses, le prélèvement des frais de scolarité, le suivi des approbations, la mise à jour du tableau statistique, etc.
Elle maintient à jour l’inventaire des biens meubles et des équipements informatiques.
Elle assure la mise à jour de la liste des consultant.e.s.
Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.
Exigences normales et habiletés particulières
Scolarité
- Détenir un diplôme terminal du cours secondaire ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
Expérience
- Posséder six (6) années d’expérience pertinente.
Autres
- Bonne connaissance de l’environnement Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook);
- Sens développé du service à la clientèle;
- Bonne capacité à travailler en équipe;
- Rigueur et précision dans le travail;
- Discrétion;
- Maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
- Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite, un atout;
- Connaissance du logiciel de gestion SOFE, un atout.
Lieu de travail
* Possibilité de télétravail en mode hybride selon la politique en vigueur.
Institut national de la recherche scientifique
Centre Urbanisation Culture Société
385, rue Sherbrooke Est
Montréal (Québec) H2X 1E3
Traitement
Poste à temps complet: 35 heures par semaine.
Conformément à l’échelle salariale classe 6, le salaire d’agent.e administratif.ve peut varier entre 26,29 $ et 32,99 $ de l’heure selon l’expérience et la formation. Ce poste est couvert par la convention collective du Syndicat des chercheurs de l’Université du Québec (SCUQ).
Comment postuler ?
L’INRS encourage les personnes candidates répondant aux exigences du poste, à postuler au plus tard le 18 avril 2024.
Souscrivant à un Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉE) ainsi qu’aux exigences d’équité en matière d’emploi du Programme de contrats fédéraux et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap.
La priorité devra être toutefois accordée aux personnes ayant le droit de travailler au Canada (personnes détenant la citoyenneté canadienne, la résidence permanente ou un permis de travail valide).
Les outils de sélection peuvent être adaptés aux besoins des personnes en situation de handicap, et ce, à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous prévoyez avoir besoin de mesures d’adaptation, ou pour toutes questions concernant l’équité, la diversité et l’inclusion à l’INRS, veuillez vous adresser, en toute confidentialité à edi@inrs.ca uniquement pour les questions ÉDI.