Centre Eau Terre Environnement à Québec
Offre d’emploi n° 22176
Affichage interne et externe | 3 février 2023 au 16 février 2023
Prolongation de la période d’affichage
Sommaire de la fonction
Relevant de la gestionnaire de l’administration du Centre, en appui à la direction du Centre et en collaboration avec les autres membres de l’équipe, la personne est appelée à réaliser, sous encadrement limité, des travaux administratifs complexes et diversifiés impliquant la coordination et le suivi des activités sous sa responsabilité. Elle possède une liberté d’action dans le choix des méthodes et procédés de travail tout en respectant le cadre des pratiques et règles de fonctionnement en vigueur, dont notamment les règles de confidentialité.
Principales tâches et responsabilités
- Plus spécifiquement, la personne assiste l’adjointe administrative de la directrice du Centre dans le suivi des dossiers, le rappel des échéances, la mise à jour de documents, les diffusions d’information à la communauté, la préparation de la documentation et de l’organisation matérielle des salles pour les réunions, etc.
- Elle agit à titre de personne ressource sur le plan administratif pour le programme de maîtrise professionnelle en assurant un lien étroit de fonctionnement avec le corps professoral, les étudiant.e.s ainsi qu’avec les autres membres du personnel du Centre et les services de l’INRS. Elle effectue le suivi nécessaire et collabore avec sa supérieure immédiate pour résoudre les problèmes particuliers relevant de ce champ d’activité.
- Elle assume la responsabilité des opérations courantes liées aux boursiers CRSNG ainsi que la coordination des différents concours de bourses.
- Elle recueille, vérifie et analyse les différentes demandes relatives à la gestion des locaux du Centre. Elle est responsable de l’attribution des locaux étudiants. Conjointement avec la directrice, elle s’occupe de l’attribution des autres locaux et de la mise à jour dans la base de données destinée au ministère de l’ensemble des locaux du Centre. Elle veille également à l’utilisation appropriée des espaces.
- Elle assume la responsabilité du système de classement de la direction et voit à l’archivage des dossiers.
- Elle fournit les réponses aux questions à partir de la règlementation, des pratiques en vigueur et règle les problèmes relevant de sa compétence pour tous les dossiers dont elle a la responsabilité.
- Elle voit à la transcription de documents, de lettres et de rapports. Elle effectue la mise à jour de données dans les systèmes appropriés et la compilation de statistiques pour divers rapports. Elle conçoit des registres et des tableaux et voit à leur actualisation.
- Elle participe, en lien étroit avec les autres services de l’INRS, à l’organisation de la collation des grades.
- Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.
Exigences normales et habiletés particulières
Scolarité
- Détenir un diplôme terminal du cours secondaire en secrétariat ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
Expérience
- Posséder quatre (4) années d’expérience de travail dans un poste à responsabilités comparables.
Autres
- Excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
- Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite;
- Maîtrise de la Suite Office;
- Sens développé de l’organisation et du service à la clientèle
- Facilité à communiquer;
- Bon jugement, rigueur et discrétion;
- Habileté reconnue en rédaction et esprit de synthèse;
- Autonomie, sens de l’initiative et grande disponibilité;
- Capacité à travailler sous pression.
Lieu de travail
Institut national de la recherche scientifique
Centre Eau Terre Environnement
490, rue de la Couronne
Québec (Québec) G1K 9A9
Traitement
Poste à temps complet : 35 heures par semaine.
Conformément à l’échelle salariale classe 5, le salaire d’agente ou d’agent de secrétariat niveau 4 peut varier entre 25,50 $ et 31,06 $ de l’heure selon l’expérience et la formation. Ce poste est couvert par la convention collective du Syndicat des chercheurs de l’Université du Québec (SCUQ-CSN).
Comment postuler ?
L’INRS encourage les personnes candidates répondant aux exigences du poste, à postuler au plus tard le 16 février 2023.
Souscrivant à un Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉE) et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap. La priorité devra être toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyenne ou citoyen canadien ou de résidente ou résident permanent.
Les outils de sélection peuvent être adaptés aux besoins des personnes en situation de handicap, et ce, à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous prévoyez avoir besoin de mesures d’adaptation, ou pour toutes questions concernant l’équité, la diversité et l’inclusion à l’INRS, veuillez vous adresser, en toute confidentialité à edi@inrs.ca uniquement pour les questions ÉDI.