Centre Eau Terre Environnement à Québec
Offre d’emploi n° 23073
Affichage interne et externe | Du 25 mai 2023 au 7 juin 2023
Sommaire de la fonction
Relevant de la directrice du Centre, la personne assiste cette dernière dans la gestion et le développement du Centre. À cet effet, elle planifie, organise et coordonne les activités liées à la gestion des ressources financières, humaines et matérielles, en plus d’exercer un rôle-conseil important. Selon les politiques et orientations budgétaires et financières définies, elle prépare les budgets pour approbation et en assure le suivi et le contrôle. Elle dirige le personnel administratif et de soutien syndiqué, organise la répartition des tâches collectives et coordonne les ressources financières, humaines et matérielles. Elle s’assure du respect des documents normatifs et conventions collectives en vigueur ainsi que de l’intégrité des processus en matière de gestion, de subventions et contrats. Elle adhère aux décisions de la haute direction et représente celle-ci au sein de son Centre. Elle assure la liaison avec les différents services de l’administration générale de l’INRS ainsi qu’avec les organismes externes relatifs aux activités sous sa responsabilité.
Principales tâches et responsabilités
Plus spécifiquement, la personne accomplira les tâches suivantes :
Ressources financières
Elle prépare les budgets de fonctionnement et d’investissement ainsi que les budgets des fonds et les soumet à la directrice du Centre selon les politiques et orientations budgétaires et financières définies.
Elle assure le suivi et le contrôle du budget. Elle prépare les révisions budgétaires dans l’optique d’une saine gestion des ressources financières.
Elle soutient les UMR (Unités mixtes de recherche) dans leurs activités financières et administratives.
Elle supervise les activités comptables et administratives du Centre (comptes à payer, comptes à recevoir, demandes de paiement et de remboursement, facturation interne et externe, rémunération des employé.e.s et des étudiant.e.s) conformément au niveau de délégation prévu.
Elle s’assure que toutes les dépenses soient bien imputées aux différents budgets dans le respect des règles de l’INRS et des politiques imposées par les différents organismes subventionnaires ou commanditaires.
Elle voit à la préparation d’analyses financières afin d’aider aux prévisions, à la prise de décision et au suivi. Elle conçoit et produit divers rapports d’information de gestion.
Elle conseille les professeur.e.s lors de l’établissement de leurs devis de recherche en leur fournissant les informations nécessaires à leur analyse de coûts, les assiste dans la gestion de leurs subventions et contrats en s’assurant de produire les rapports financiers demandés par les organismes ou commanditaires. Elle veille au suivi et à la production de leur facturation et fournit aux professeur.e.s toute information nécessaire au suivi financier de leurs projets. Elle s’assure que tous les revenus soient bien enregistrés aux projets et en assure la gestion et le suivi.
Elle voit, en collaboration avec le Service des finances, à l’application de systèmes de contrôle interne budgétaire et financier afin d’assurer le respect des budgets alloués en conformité avec les règles de l’INRS, des organismes subventionnaires ou commanditaires. Elle met en place des systèmes de contrôle interne efficaces au niveau du Centre.
Elle collabore au processus de fermeture d’année et de fin de trimestres tout en respectant les normes spécifiques du ministère et des principes comptables généralement reconnus. Elle collabore avec les vérificateur.trice.s internes et externes ainsi qu’avec les vérificateur.trice.s des organismes subventionnaires lors d’audits et répond à leurs questions.
Ressources humaines (à l’exclusion du corps professoral, du personnel de recherche et du personnel administratif non syndiqué)
Elle dirige le personnel administratif et de soutien syndiqué du Centre, en organisant la répartition des tâches collectives, en stimulant le travail d’équipe dans le respect des personnes, en évaluant les performances individuelles. Elle voit à l’affectation, à la formation et au perfectionnement du personnel administratif et de soutien syndiqué du Centre.
En collaboration avec le Service des ressources humaines de l’INRS, elle assure la réalisation des activités reliées à la dotation, au perfectionnement, à la santé et sécurité au travail, aux relations de travail et à la résolution de conflits. Elle coordonne les activités reliées à l’organisation du travail et à la gestion du temps.
Elle assure l’application et le respect des conventions collectives applicables et des documents normatifs reliés à la gestion des ressources humaines, notamment lors de l’embauche du personnel, de l’attribution de mandats à des consultant.e.s, du paiement des boursier.ère.s postdoctoraux et des stagiaires étrangers.
Elle analyse les besoins en personnel et effectue des recommandations en conformité avec les exigences du Centre afin d’assurer l’utilisation efficace de ses ressources tout en veillant à la qualité de leurs services. Elle voit à l’organisation des accueils des nouveaux.elles employé.e.s du Centre. Elle informe les professeur.e.s des conditions régissant les contrats des employé.e.s et des possibilités financières reliées à l’engagement. Elle voit à la préparation des projets d’affichage et en assure le suivi. En collaboration avec le sous-comité de perfectionnement, elle élabore et assure le suivi du programme de perfectionnement.
Ressources matérielles
Elle assume la responsabilité des activités reliées à l’approvisionnement conformément aux documents normatifs applicables et assure la liaison avec le Service des ressources matérielles et selon les cas, les autres services impliqués. Elle s’assure du bon fonctionnement des équipements et de tout le matériel nécessaire à la bonne marche des opérations du Centre. Elle voit également à la propreté et à la sécurité des locaux.
Elle s’assure du suivi du dossier d’assurance en collaboration avec le Service des ressources matérielles concernant les réclamations. Elle collabore avec le Service des ressources matérielles à l’établissement des priorités concernant les rénovations et les réparations majeures aux immeubles. En concertation avec le Service des affaires juridiques, elle négocie les baux locatifs du Centre.
Études supérieures
Elle assiste le Service des études supérieures et de la réussite étudiante dans l’application des documents normatifs relatifs à la gestion des dossiers étudiants. Plus particulièrement et en concertation avec la registraire et le directeur du Service des études supérieures et de la réussite étudiante, elle s’assure de l’application du règlement des études supérieures (Règlement no2) dans son Centre. Elle veille à ce que les étudiant.e.s, les stagiaires et les stagiaires postdoctoraux soient rémunéré.e.s selon les documents normatifs de l’INRS, et ce, conformément aux politiques des organismes subventionnaires. Elle contribue à offrir des services de proximité aux étudiant.e.s.
Gestion administrative
Elle mobilise et supervise le personnel sous sa responsabilité, effectue son recrutement et participe à sa formation continue, et à son évaluation du rendement Elle voit à l’application des dispositions des conventions collectives applicables et au respect des mesures de santé, de sécurité et d’hygiène au travail. Elle veille au bon fonctionnement des secteurs sous sa responsabilité.
Elle propose et voit à l’élaboration de procédures, de directives et de solutions relatives au fonctionnement du Centre pour les activités sous sa responsabilité et formule toute recommandation visant l’amélioration des systèmes de contrôle et de gestion.
Elle participe à divers comités administratifs et agit comme représentant du Centre auprès de partenaires, de fournisseurs ou d’organismes gouvernementaux dans des dossiers reliés à ses responsabilités.
Elle voit à l’élaboration d’outils de gestion efficaces pour le corps professoral.
Exigences normales et habiletés particulières
Scolarité
- Détenir un baccalauréat en administration des affaires ou dans une autre discipline appropriée.
Expérience
- Posséder un minimum de huit (8) années d’expérience pertinente dans un poste de gestion incluant la gestion des ressources financières, humaines et matérielles. Une expérience dans un poste de gestion au sein d’un établissement d’enseignement supérieur sera considérée comme étant un atout important.
Autre
- Sens développé du service à la clientèle;
- Habiletés en gestion du personnel;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
- Capacité à travailler sous pression;
- Grande discrétion;
- Maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
- Habileté reconnue en rédaction;
- Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite;
- Très bonne connaissance de Word et d’Excel.
Lieu de travail
* Possibilité de télétravail en mode hybride selon la politique en vigueur.
Institut national de la recherche scientifique
Centre Eau Terre Environnement
490, rue de la Couronne
Québec (Québec) G1K 9A9
Traitement
Selon la Politique relative aux conditions de travail des cadres de l’INRS.
Comment postuler ?
L’INRS encourage les personnes candidates répondant aux exigences du poste, à postuler au plus tard le 7 juin 2023.
Souscrivant à un Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉE) et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap. La priorité devra être toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyenne ou citoyen canadien ou de résidente ou résident permanent.
Les outils de sélection peuvent être adaptés aux besoins des personnes en situation de handicap, et ce, à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous prévoyez avoir besoin de mesures d’adaptation, ou pour toutes questions concernant l’équité, la diversité et l’inclusion à l’INRS, veuillez vous adresser, en toute confidentialité à edi@inrs.ca uniquement pour les questions ÉDI.