Le média que vous allez rencontrer veut prendre des photos de votre laboratoire ou tourner des images des membres de votre équipe de recherche. Pourquoi pas! C’est une belle occasion de faire rayonner vos travaux.
Comme lorsqu’on reçoit des visiteurs à la maison, on ne veut pas improviser. Pour que tout aille comme sur des roulettes, il faut poser quelques questions et planifier la venue des caméras.
Préparer le terrain pour une entrevue
Pensez à aviser le Service des communications, qui peut vous aider à évaluer la pertinence d’une demande d’entrevue, planifier un reportage, accueillir des journalistes, obtenir plus de conseils sur les tournages et maximiser les retombées médiatiques.
Plusieurs lieux permettent de réaliser une entrevue et sans autorisation rapidement quand les délais de la couverture médiatique l’exigent, comme votre bureau. En savoir plus sur les demandes d’entrevue.
Demander une autorisation pour un tournage et la prise de photos
Les installations de recherche font de jolies images et l’INRS est fier de les montrer. Toutefois, selon la nature des photos ou du tournage, vous aurez peut-être besoin de demander une autorisation auprès de l’administration de votre centre de recherche et, s’il y a lieu, le consentement des personnes impliquées.
- Pensez toujours à vérifier auprès de l’administration de votre centre que le lieu choisi est disponible à la date et à l’heure prévues pour le tournage ou l’entrevue, sauf s’il s’agit de votre bureau;
- Aucune autorisation écrite n’est nécessaire pour les images d’immeubles, de terrains, de bureaux et d’aires communes et que vous êtes la seule personne impliquée, sauf si le reportage entrave pendant plus d’une heure les activités normales, comporte des exigences techniques importantes qui requièrent de réaménager l’espace ou que l’équipe de production compte plus de 4 personnes, incluant le journaliste;
- Une autorisation écrite est obligatoire si votre équipe de recherche ou toute autre personne est impliquée dans les photos ou des vidéos de vos installations de recherche. Ce consentement devra être accordé par toutes les personnes impliquées;
- Une autorisation écrite (formulaire d’autorisation pour les laboratoires et aires sécurisées) est obligatoire et un accompagnement par un membre de l’équipe du Service des communications est recommandé si des images sont captées dans des laboratoires ou des lieux sécurisés;
- Les règles de sécurité dans les laboratoires et aires sécurisées doivent être respectées en tout temps et par toutes les personnes présentes sur les lieux;
- Les journalistes peuvent vous accompagner partout, sauf au Laboratoire national de biologie expérimentale.
En bref, la planification d’un tournage doit préciser les locaux où les images seront enregistrées afin :
- de protéger la propriété intellectuelle;
- d’éviter d’entraver le travail des équipes de recherche;
- de bien prévoir les besoins techniques et éditoriaux du tournage;
- de s’assurer que le tournage sera fait de façon sécuritaire.
Il est important de bien planifier la venue des journalistes et des caméras.
Consentir à l’utilisation de son image
Rappelez-vous que la prise de photos et les tournages vidéo impliquant des personnes autres que vous-même lors d’une entrevue soulève la question du droit à l’image. Toute personne qui sera sur la photo ou dans la vidéo devra consentir par écrit à ce que son image soit utilisée. Le formulaire de libération de droit doit être rempli et signé par toute personne dont on souhaite utiliser l’image. Ce formulaire est disponible auprès de l’équipe des relations avec les médias.
