Adjointe administrative ou adjoint administratif à la Direction du Cabinet et des relations gouvernementales – Poste remplaçant

Direction du cabinet et des relations gouvernementales à Montréal ou à Québec

Offre d’emploi n^o 22136

Affichage interne et externe | 14 octobre 2022 au 27 octobre 2022

Sommaire de la fonction

Relevant du directeur du cabinet et des relations gouvernementales, la personne effectue un travail de secrétariat et administratif dans le but d’apporter un soutien à la réalisation de certains mandats et d’assurer le bon fonctionnement de la Direction du cabinet et des relations gouvernementales. En collaboration avec l’adjointe administrative du directeur général de l’INRS, elle offre également un soutien à la Direction générale dans ses activités.

Principales tâches et responsabilités

• Plus spécifiquement, elle tient à jour l’agenda, vérifie les dispositions, fixe les rencontres, en informe les personnes concernées et rassemble les documents pertinents; assiste la directrice ou le directeur dans le suivi des dossiers et le respect des échéanciers. Elle traite les affaires courantes, organise les déplacements, effectue les réservations (restaurants, hôtels, transports, etc.), prépare les rapports de dépenses de déplacement et assure le suivi approprié.
• Elle prépare et assure le suivi du budget de fonctionnement de la Direction du cabinet et des relations gouvernementales.
• Elle reçoit les appels et le courrier, prend connaissance des courriels, identifie les urgences, les transmet, au besoin, aux personnes concernées, en assure le suivi; rédige la correspondance; complète les informations nécessaires à la prise de décision et les transmet à la directrice ou au directeur de cabinet.
• Elle répond aux demandes de renseignements en provenance de l’interne et de l’externe, règle certaines questions et redirige, au besoin, les demandes aux bonnes personnes. Elle assure une circulation efficace de l’information.
• Elle organise des réunions et des évènements : prépare les listes d’invités; envoie des invitations; convoque les personnes concernées; voit à la réservation de salles, à la préparation et à la distribution du matériel et des documents nécessaires; rédige ou révise les procès-verbaux, comptes rendus et rapports découlant de différents comités et rencontres; fait les suivis appropriés suite aux décisions prises, etc.
• Elle collabore et assure le suivi ainsi que la tenue à jour de divers dossiers administratifs, fichiers et bases de données liés aux activités de la Direction.
• Elle participe à la recherche préalable, à l’élaboration et à la mise en page de lettres, documents, rapports, tableaux et présentations de qualité; effectue l’entrée de données dans les systèmes appropriés et compile des statistiques pour divers rapports. Elle maintient à jour des listes de contacts de partenaires d’affaires et gouvernementaux.
• Elle assure la gestion des documents et leur classement selon les principes établis, inventorie les fournitures de bureau et prépare les formulaires de demande de paiement, de demandes d’achats et autres, suivant les besoins.
• Pour la Direction générale, elle accueille les visiteurs au bureau de Montréal et s’assure de l’organisation des réunions en présence. Également, en collaboration avec l’adjointe administrative du directeur général, elle aide à l’accomplissement des tâches de secrétariat et administratives liées à la Direction générale et elle la remplace lors de ses congés et de ses vacances.
• Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Exigences normales et habiletés particulières

Scolarité

• Détenir un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou bureautique ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Expérience

• Posséder cinq (5) années d’expérience de travail dans un poste comportant des responsabilités comparables en secrétariat de direction.

Autres

• Excellente maitrise de la langue française, parlée et écrite;
• Très bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite;
• Connaissance approfondie de la suite MS Office;
• Connaissance des organismes gouvernementaux et des institutions qui encadrent le développement et l’administration de l’INRS;
• Bonne expérience de gestion d’agendas complexes;
• Esprit d’équipe, autonomie, sens de l’initiative et grande disponibilité;
• Sens développé de l’organisation, du service à la clientèle et facilité à communiquer;
• Bon jugement, rigueur, souci du détail, précision, tact, diplomatie et discrétion;
• Habileté reconnue en rédaction (dont les procès-verbaux) et esprit d’analyse et de synthèse;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois tout en maintenant un travail de qualité;
• Capacité à travailler sous pression et à respecter des échéanciers serrés;
• Connaissances de base en comptabilité.

Lieu de travail

Institut national de la recherche scientifique
Direction du cabinet et des relations gouvernementales
385, rue Sherbrooke Est
Montréal (Québec) H2X 1E3

ou

Direction du cabinet et des relations gouvernementales
490, rue de la Couronne
Québec (Québec) G1K 9A9

Des déplacements très occasionnels entre Montréal et Québec sont à prévoir.

Traitement

Selon la politique de rémunération du personnel administratif non syndiqué en vigueur à l’INRS.

Comment postuler ?

L’INRS encourage les personnes candidates répondant aux exigences du poste, à postuler au plus tard le 27 octobre 2022.

Souscrivant à un Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉE) et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap. La priorité devra être toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyenne ou citoyen canadien ou de résidente ou résident permanent.

Les outils de sélection peuvent être adaptés aux besoins des personnes en situation de handicap, et ce, à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous prévoyez avoir besoin de mesures d’adaptation, ou pour toutes questions concernant l’équité, la diversité et l’inclusion à l’INRS, veuillez vous adresser, en toute confidentialité à edi@inrs.ca uniquement pour les questions ÉDI.