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Agente administrative ou agent administratif – Poste contractuel

Centre Énergie Matériaux Télécommunications à Varennes

Offre d’emploi n° 22162

Affichage interne et externe | 23 novembre 2022 au 6 décembre 2022

Sommaire de la fonction

Relevant du gestionnaire de l’administration du Centre, la personne assume la responsabilité d’un ensemble de travaux administratifs impliquant la planification, l’organisation, la coordination et le contrôle des activités sous sa responsabilité. Elle est affectée aux tâches spécialisées liées aux dossiers étudiants quant à leurs opérations courantes et celui du versement des bourses aux personnes étudiantes inscrites au Centre. Elle possède une liberté d’action dans la planification et l’organisation de son travail et s’assure du respect des règles de fonctionnement en vigueur, dont notamment les règles de confidentialité de l’INRS. La personne collabore avec les directrices et directeurs de programmes, le Service des études et de la vie étudiante et les autres membres de l’équipe du Centre.

Principales tâches et responsabilités

Plus spécifiquement, la personne reçoit les demandes de renseignements relatives à son domaine d’activités (ex. : disponibilités des cours, cheminement de programmes, conditions d’admission, d’inscription et demandes d’admission); fournit les réponses et en assure le suivi nécessaire.

Elle s’assure du bon déroulement de l’arrivée des nouvelles personnes étudiantes. Elle vérifie l’exactitude des documents d’immigration et d’assurances pour les étudiantes et étudiants étrangers afin d’assurer le respect des règles de l’INRS.

En collaboration avec les directrices et directeurs de programmes, elle assure le suivi des demandes d’admissions d’inscriptions, s’assure que les approbations demandées ou les exemptions sont conformes aux règles avant de les soumettre aux comités et collabore à l’analyse de problèmes occasionnels pour trouver des pistes de solutions.

Elle planifie et organise l’offre des cours pour chacune des sessions et met en forme l’horaire des cours.

Elle gère le soutien financier accordé aux étudiantes et étudiants des programmes de maîtrise, doctorat et étudiantes et étudiants libres, dans le respect de la règlementation en vigueur et leur transmet tous les renseignements liés aux programmes de bourses.

Elle s’assure du versement des bourses et des suppléments de bourses aux personnes étudiantes inscrites dans les différents programmes du Centre et saisit les montants des bourses au système informatisé de gestion financière. Elle reçoit et traite les demandes de versement de suppléments faites par les membres du corps professoral. Elle procède également aux prélèvements des frais de scolarité.

Elle agit comme secrétaire au différent comité d’admission et participe aux réunions du Service des études et de la vie étudiante, de l’administration du Centre, du comité d’amélioration du système IDE, de SOFE et du comité d’amélioration de la vie étudiante. À la demande du directeur de Centre, elle peut être invitée au point des affaires étudiantes de l’assemblée des professeures et professeurs pour les informer d’événements à venir, des changements de procédures ou toute information susceptible d’améliorer les affaires étudiantes.

Dans le respect de la réglementation, elle effectue la gestion et le suivi des tâches liées à l’évaluation

des mémoires et thèses: formation des comités d’examinateurs, transmission des mémoires et thèses, planification du jury de thèse, dépôt final, etc.

Elle fait le suivi des différents concours étudiants lancés à l’interne comme à l’externe. Elle s’assure de la conformité des candidatures reçues, forme les comités d’évaluation et s’assure avec la direction du Centre ou le Service des études et de la vie étudiante du bon déroulement des concours.

Elle prépare les prévisions budgétaires du volet enseignement du Centre et calcule les crédits de bourses accordés aux professeures et professeurs par le Centre.

Elle suggère des modifications susceptibles d’améliorer les procédures de travail et apporte les modifications nécessaires en ce qui a trait aux affaires étudiantes.

Elle conçoit, vérifie et prépare des tableaux et statistiques sur les clientèles étudiantes.

Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.

Exigences normales et habiletés particulières

Scolarité

  • Détenir un diplôme terminal du cours secondaire avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Expérience

  • Posséder six (6) années d’expérience pertinente aux fonctions incluant notamment de l’expérience en préparation et en suivi budgétaire.

Autres

  • Excellente connaissance de la suite MS Office;
  • Excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
  • Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite;
  • Sens développé du service à la clientèle;
  • Entregent;
  • Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois tout en maintenant un travail de qualité.

Lieu de travail

Institut national de la recherche scientifique
Centre Énergie Matériaux Télécommunications
1650, boulevard Lionel-Boulet
Varennes (Québec) J3X 1S2

La personne devra se déplacer 2 jours par semaine aux bureaux du Centre de la Place Bonaventure à Montréal.

Traitement

Poste à temps complet : 35 heures par semaine.

Conformément à l’échelle salariale classe 6, le salaire d’agent.e administratif.tive peut varier entre 26,29 $ et 32,99 $ l’heure selon l’expérience et la formation. Ce poste est couvert par la convention collective du Syndicat des chercheurs de l’Université du Québec (SCUQ-CSN).

Comment postuler ?

L’INRS encourage les personnes candidates répondant aux exigences du poste, à postuler au plus tard le 6 décembre 2022.

Souscrivant à un Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉE) et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap. La priorité devra être toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyenne ou citoyen canadien ou de résidente ou résident permanent.

Les outils de sélection peuvent être adaptés aux besoins des personnes en situation de handicap, et ce, à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous prévoyez avoir besoin de mesures d’adaptation, ou pour toutes questions concernant l’équité, la diversité et l’inclusion à l’INRS, veuillez vous adresser, en toute confidentialité à edi@inrs.ca uniquement pour les questions ÉDI.