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Agente administrative ou agent administratif – Poste régulier

Centre Eau Terre Environnement à Québec

Offre d’emploi n° 23027

Affichage interne seulement | 24 février 2023 au 9 mars 2023

Sommaire de la fonction

Relevant de l’agente de laboratoire responsable du Centre Eau Terre Environnement, la personne a la charge du système informatique de gestion de l’ensemble des activités du laboratoire. Elle assume, sous encadrement très limité, et en collaboration avec les autres employé.e.s, un ensemble de travaux administratifs impliquant la planification, l’organisation, la coordination et le contrôle des activités sous sa responsabilité. Elle possède une liberté d’action dans la planification et l’organisation du travail et s’assure du respect des règles du fonctionnement en vigueur, dont notamment les règles de confidentialité.

Principales tâches et responsabilités

Plus spécifiquement, elle agit à titre de personne ressource à la réception des échantillons et des demandes d’analyse en assurant un lien étroit avec les étudiant.e.s, les technicien.ne.s et la clientèle externe. Elle effectue le suivi en collaboration avec la responsable des laboratoires.

Elle a la charge de l’élaboration, de la mise à jour et du déploiement de l’application VBA (dans MS Access) qui permet la gestion de plusieurs dossiers liés au fonctionnement du laboratoire. Elle y adapte et/ou ajoute de nouvelles fonctionnalités visant l’optimisation des processus administratifs pour toute l’équipe du service des laboratoires.

Elle a la responsabilité de l’entrée d’informations dans la base de données de l’application VBA, de l’élaboration des requêtes nécessaires à l’organisation des tâches des technicien.ne.s, aux demandes d’achat, à la facturation interne et externe et à la production de rapports d’analyse.

Elle est responsable de recevoir les demandes d’achat et de placer les commandes pour le service des laboratoires.

Elle a la responsabilité de fournir des réponses aux questions de la clientèle à partir des politiques, des
programmes, des règlements, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur dans son champ
d’activité et règle les problèmes relevant de sa compétence.

Elle veille au respect des documents normatifs en vigueur, applique les normes et procédures administratives et règle les problèmes qui y sont associés.

Elle utilise les différents logiciels en usage; suggère des modifications susceptibles d’améliorer les procédures de travail et apporte les corrections nécessaires.

Elle collabore à diverses réunions reliées à son champ d’activité et diffuse l’information aux personnes concernées. Elle peut être appelée à assumer diverses tâches de secrétariat relatives à son secteur immédiat.

Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.

Exigences normales et habiletés particulières

Scolarité

  • Détenir un diplôme terminal du cours secondaire avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Expérience

  • Posséder six (6) années d’expérience pertinente dans des fonctions similaires.

Autres

  • Autonomie;
  • Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois, tout en maintenant un travail de qualité;
  • Habileté à établir de bonnes relations et de susciter la collaboration;
  • Excellente connaissance en VBA;
  • Excellente connaissance de l’environnement MS 365;
  • Excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
  • Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite;
  • Sens développé du service à la clientèle;
  • Entregent.

Lieu de travail

Institut national de la recherche scientifique
Centre Eau Terre Environnement
490, de la Couronne
Québec (Québec) G1K 9A9

Traitement

Poste à temps complet: 35 heures par semaine.

Conformément à l’échelle salariale classe 6, le salaire d’agent.e administratif.ve peut varier entre 26,29 $ et 32,99 $ de l’heure selon l’expérience et la formation. Ce poste est couvert par la convention collective du Syndicat des chercheurs de l’Université du Québec (SCUQ).

Comment postuler ?

L’INRS encourage les personnes candidates répondant aux exigences du poste, à postuler au plus tard le 9 mars 2023.

Souscrivant à un Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉE) et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap. La priorité devra être toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyenne ou citoyen canadien ou de résidente ou résident permanent.

Les outils de sélection peuvent être adaptés aux besoins des personnes en situation de handicap, et ce, à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous prévoyez avoir besoin de mesures d’adaptation, ou pour toutes questions concernant l’équité, la diversité et l’inclusion à l’INRS, veuillez vous adresser, en toute confidentialité à edi@inrs.ca uniquement pour les questions ÉDI.