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Agente ou agent de bureau niveau 4 – Poste régulier

Centre Urbanisation Culture Société à Montréal

Offre d’emploi n° 23105

Affichage interne seulement | 5 septembre 2023 au 18 septembre 2023

Sommaire de la fonction

Relevant de la gestionnaire de l’administration du Centre, la personne effectue, sous encadrement limité et en collaboration avec les autres employé.e.s, un ensemble de travaux administratifs complexes et diversifiés impliquant la coordination et le suivi de divers dossiers. Elle possède une liberté d’action dans le choix des méthodes et procédés de travail tout en respectant le cadre des pratiques et des règles de fonctionnement en vigueur, dont notamment les règles de confidentialité.

Principales tâches et responsabilités

Plus spécifiquement, la personne réalise les tâches suivantes :

Rapports de dépenses et facturation

Elle voit à rembourser les dépenses des employé.e.s et étudiant.e.s du Centre en effectuant la saisie des rapports de dépenses à l’aide du logiciel de gestion SOFE. Elle s’assure de la disponibilité budgétaire, de la codification budgétaire, du calcul des taxes, de l’admissibilité des dépenses, de la présence des pièces justificatives et des signatures d’autorisation et d’approbation.

Elle assure le traitement dans SOFE des relevés Visa.

Elle vérifie et saisit les demandes d’avance de voyage. Elle vérifie les autorisations de voyage et s’assure d’obtenir les signatures appropriées.

Elle fournit les réponses aux questions qui relèvent de sa compétence et identifie celles qui peuvent être traitées par d’autres personnes. Elle prépare une synthèse des problèmes urgents afin de les soumettre à l’attention de sa supérieure.

Accès et comptes Kantech

Au besoin, elle produit et attribue les cartes d’accès, gère le système des clés, les distribue aux usager.ère.s et les forme sur le fonctionnement du système d’accès.

Périodiquement, elle recense les besoins relatifs à l’utilisation des locaux en lien avec les opérations du Centre.

Elle offre un soutien pour la saisie et le traitement des bourses étudiantes dans SOFE et effectue les suivis nécessaires.

Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.

Exigences normales et habiletés particulières

Scolarité

  • Détenir un diplôme terminal du cours secondaire ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Expérience

  • Posséder quatre (4) années d’expérience pertinente.

Autres

  • Bonne connaissance de Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook);
  • Sens développé du service à la clientèle;
  • Bonne capacité à travailler en équipe;
  • Rigueur et précision dans le travail;
  • Discrétion;
  • Maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
  • Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite, un atout;
  • Connaissance du logiciel de gestion SOFE, un atout.

Lieu de travail

*Possibilité de télétravail en mode hybride selon la politique en vigueur.

Institut national de la recherche scientifique
Centre Urbanisation Culture Société
385, rue Sherbrooke Est
Montréal (Québec) H2X 1E3

Traitement

Poste à temps complet: 35 heures par semaine.

Conformément à l’échelle salariale classe 5, le salaire d’agent.e de bureau niveau 4 peut varier entre 25,50 $ et 31,06 $ de l’heure, selon l’expérience et la formation. Ce poste est couvert par la convention collective du Syndicat des chercheurs de l’Université du Québec (SCUQ).

Comment postuler ?

L’INRS encourage les personnes candidates répondant aux exigences du poste, à postuler au plus tard le 18 septembre 2023.

Souscrivant à un Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉE) ainsi qu’aux exigences d’équité en matière d’emploi du Programme de contrats fédéraux et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap.

La priorité devra être toutefois accordée aux personnes ayant le droit de travailler au Canada (personnes détenant la citoyenneté canadienne, la résidence permanente ou un permis de travail valide).

Les outils de sélection peuvent être adaptés aux besoins des personnes en situation de handicap, et ce, à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous prévoyez avoir besoin de mesures d’adaptation, ou pour toutes questions concernant l’équité, la diversité et l’inclusion à l’INRS, veuillez vous adresser, en toute confidentialité à edi@inrs.ca.