Centre Énergie Matériaux Télécommunications à Varennes
Offre d’emploi n° 23094
Affichage interne seulement | 14 août 2023 au 25 août 2023
Sommaire de la fonction
Relevant du gestionnaire de l’administration du Centre, la personne effectue, sous encadrement général et en collaboration avec les autres employé.e.s, un ensemble de travaux de secrétariat relativement complexes selon des méthodes et procédures variées se traduisant par la responsabilité du suivi d’un dossier spécialisé ou par le suivi de divers dossiers de secrétariat, quant à leurs opérations courantes.
Principales tâches et responsabilités
Plus spécifiquement, la personne s’occupe de la prise d’appels pour la réception du Centre, la transmission des messages, la gestion du registre des arrivées départs et elle tient une petite caisse pour les activités de son secteur.
Elle rédige et/ou transcrit différentes correspondances et les soumet à son ou ses supérieur.e.s pour signature.
Elle est responsable de l’organisation de la logistique des réunions, des rencontres, des séminaires ainsi que l’affichage des événements du Centre sur les écrans. Elle est responsable de la coordination des réservations de salles.
Elle voit à l’inventaire et à l’approvisionnement de la papeterie et des fournitures de bureau. Elle effectue les relevés d’utilisation des systèmes d’imprimerie du Centre à des fins de facturation. Elle conçoit, vérifie et prépare des tableaux et statistiques sur les activités sous sa responsabilité.
Elle produit et attribue les cartes d’identité, les distribue aux usager.ère.s et s’assure du maintien à jour des registres.
Elle programme les codes d’usagers pour les photocopieurs, effectue les relevés des compteurs et produit un rapport mensuel d’utilisation des photocopieurs et le transmet à l’administration pour fins de facturation.
Elle peut être appelée à rédiger et à signer la correspondance courante telle que: notes de service, bordereaux de transmission, etc. Elle effectue diverses tâches de bureau à caractère administratif telles que l’inventaire et l’approvisionnement, suivi de facturation et gestion de feuilles de temps.
Elle participe à l’organisation des activités de mobilisation et de développement durable du Centre. Elle siège sur différents comités du Centre, assure les suivis et pourrait agir comme secrétaire de comité.
Elle peut initier au travail de nouveaux ou nouvelles employées.
Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.
Exigences normales et habiletés particulières
Scolarité
- Détenir un diplôme terminal du cours secondaire ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
Expérience
- Posséder un minimum de trois (3) années d’expérience pertinente.
Autres
- Rigueur et précision dans le travail;
- Capacité démontrée à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter des échéanciers;
- Dynamisme et proactivité;
- Qualité des décisions démontrée;
- Débrouillardise et autonomie;
- Entregent et service à la clientèle;
- Maîtrise d’Excel, Word, Powerpoint et Outlook;
- Connaissance d’un logiciel de gestion intégrée;
- Maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
- Maîtrise de la langue anglaise, parlée et écrite.
Lieu de travail
Institut national de la recherche scientifique
Centre Énergie Matériaux Télécommunications
1650, boulevard Lionel Boulet
Varennes (Québec) J3X 1P7
Traitement
Poste à temps complet : 35 heures par semaine.
Conformément à l’échelle salariale classe 4, le salaire d’agent.e de secrétariat niveau 3, peut varier entre 24,47 $ et 28,74 $ de l’heure selon l’expérience et la formation. Ce poste est couvert par la convention collective du Syndicat des chercheurs de l’Université du Québec (SCUQ).
Comment postuler ?
L’INRS encourage les personnes candidates répondant aux exigences du poste, à postuler au plus tard le 25 août 2023.
Souscrivant à un Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉE) et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap. La priorité devra être toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyenne ou citoyen canadien ou de résidente ou résident permanent.
Les outils de sélection peuvent être adaptés aux besoins des personnes en situation de handicap, et ce, à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous prévoyez avoir besoin de mesures d’adaptation, ou pour toutes questions concernant l’équité, la diversité et l’inclusion à l’INRS, veuillez vous adresser, en toute confidentialité à edi@inrs.ca uniquement pour les questions ÉDI.