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Agente ou agent de secrétariat niveau 4 – Poste contractuel

Centre Énergie Matériaux Télécommunications à Montréal

Offre d’emploi no 22109

Affichage interne et externe | 27 juillet 2022 au 26 août 2022

Prolongation de la période d’affichage

Sommaire de la fonction

Relevant du gestionnaire de l’administration du Centre, la personne effectue, sous encadrement limité et en collaboration avec les autres employé.e.s de l’équipe, un ensemble de travaux administratifs complexes et diversifiés impliquant la coordination et le suivi de divers dossiers. Elle possède une liberté d’action dans le choix des méthodes et procédés de travail tout en respectant le cadre des pratiques et règles de fonctionnement en vigueur, dont, notamment les règles de confidentialité.

Principales tâches et responsabilités

Plus spécifiquement, elle collabore à la préparation des différents budgets et transmet les informations nécessaires. Elle tient une petite caisse pour les activités de son secteur.

Elle participe à la coordination et le suivi administratif des opérations courantes liées aux affaires étudiantes et postdoctorales, touchant notamment la gestion des concours de bourses, les soutiens financiers, les échéances à respecter pour les soutenances de thèses, les examens doctoraux, la remise des mémoires et des thèses etc.

Elle prépare des formulaires administratifs tels que demandes de paiement, écritures de journal et facturation interne.

Elle collige, codifie des données, des statistiques et des rapports.

Elle produit et attribue les cartes d’identité, les distribue aux usagers et s’assure du maintien à jour des registres.

Elle gère le système de clés, programme les contrôles d’accès pour les divers groupes d’usagers à l’aide du logiciel dédié à cette fin.

Elle programme les codes d’usagers pour les photocopieurs, effectue les relevés des compteurs et produit un rapport mensuel d’utilisation des photocopieurs et le transmet à l’administration pour fins de facturation.

Elle rédige les appels de services relatifs à la maintenance des bureaux de place Bonaventure.

Elle s’occupe de la prise d’appels pour la réception du Centre, la transmission des messages, la gestion du registre des arrivées-départs, l’envoi, le tri et la distribution du courrier, l’organisation de la logistique des réunions, des rencontres, des séminaires, des activités sociales ainsi que l’affichage des événements du Centre sur les écrans. Elle est responsable de la coordination des réservations de salles.

Elle agit à titre de personne ressource de place Bonaventure pour les mesures sanitaires en lien avec la Covid-19.

Elle s’assure du remplissage des trousses de premiers soins.

Elle siège sur différents comités du Centre, assure les suivis et pourrait agir comme secrétaire de comité.

Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.

Exigences normales et habiletés particulières

Scolarité

  • Détenir un diplôme terminal du cours secondaire ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Expérience

  • Posséder un minimum de quatre (4) années d’expérience pertinente.

Autres

  • Débrouillardise et autonomie;
  • Entregent et service à la clientèle;
  • Dynamisme et proactivité;
  • Maîtrise au niveau avancé d’Excel, Word, Powerpoint et Outlook;
  • Connaissance d’un logiciel de gestion intégrée;
  • Capacité démontrée à gérer plusieurs dossiers en même temps et à respecter des échéanciers;
  • Qualité des décisions démontrée;
  • Habiletés rédactionnelles et d’édition démontrées;
  • Rigueur et précision dans le travail;
  • Excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
  • Maîtrise au niveau avancé de la langue anglaise, parlée et écrite.

Lieu de travail

Institut national de la recherche scientifique
Centre Énergie Matériaux Télécommunications
800, rue de la Gauchetière Ouest
Tour Nord-Ouest
Bureau 6900
Montréal (Québec) H5A 1K6

Selon les besoins, la personne est appelée à se déplacer et à travailler au site du Centre Énergie Matériaux Télécommunications situé à Varennes.

Traitement

Poste à temps complet : 35 heures par semaine.

Conformément à l’échelle salariale classe 5, le salaire d’agent.e de secrétariat niveau 4, peut varier entre 25,50 $ et 31,06 $ l’heure selon l’expérience et la formation. Ce poste est couvert par la convention collective du Syndicat des chercheurs de l’Université du Québec (SCUQ-CSN).

Comment postuler ?

L’INRS encourage les personnes candidates répondant aux exigences du poste, à postuler au plus tard le 26 août 2022.

Souscrivant à un Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉE) et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap. La priorité devra être toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyenne ou citoyen canadien ou de résidente ou résident permanent.

Les outils de sélection peuvent être adaptés aux besoins des personnes en situation de handicap, et ce, à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous prévoyez avoir besoin de mesures d’adaptation, ou pour toutes questions concernant l’équité, la diversité et l’inclusion à l’INRS, veuillez vous adresser, en toute confidentialité à edi@inrs.ca uniquement pour les questions ÉDI.