Centre Armand-Frappier Santé Biotechnologie à Laval
Offre d’emploi no 22123
Affichage interne et externe | 14 septembre 2022 au 22 septembre 2022
Sommaire de la fonction
Relevant de la gestionnaire de l’administration du Centre, la personne effectue des travaux administratifs et de secrétariat, reliés à la gestion des dossiers de la clientèle étudiante, de la clientèle étudiante libre ainsi qu’à celle des stagiaires tout en assurant le suivi du processus relié à ses activités.
Principales tâches et responsabilités
Plus spécifiquement, la personne participe à l’organisation et à la réalisation des activités administratives propres au dossier de la clientèle étudiante selon les règlements, directives et procédures en vigueur telles que l’admission, l’inscription, les demandes d’aide financière, les horaires de cours, l’évaluation des mémoires, thèses et soutenances, la diplomation, l’attribution des locaux, la carte d’identité.
Elle effectue la création, la mise à jour et l’exploitation des dossiers et des banques de données nécessaires au dossier de la clientèle étudiante, clientèle étudiante libre et des stagiaires.
Elle répond aux demandes d’information et donne des explications concernant la disponibilité des cours, le cheminement de programmes, les conditions d’admission, d’inscription ou tout autre renseignement de même type relatif à ses activités. Effectue les recherches nécessaires et soumet les dossiers à la personne responsable pour décision.
Elle assure la préparation du programme d’accueil et, en collaboration avec les membres de l’équipe d’accueil, voit au bon déroulement des activités prévues quant à l’arrivée des nouveaux étudiant.e.s.
Elle vérifie l’exactitude des documents d’immigration et d’assurances pour les étudiant.e.s étrangers afin d’assurer le respect des règles de l’INRS.
Elle effectue la création, la mise à jour et l’exploitation des dossiers et des banques de données nécessaires aux dossiers étudiants, étudiant.e.s libres et stagiaires.
Elle prépare, vérifie, et assure le cheminement des dossiers sous sa responsabilité, telle que CV institutionnels du corps professoral, dossiers concours de bourses, conférences Armand- Frappier.
Elle voit au rappel des échéanciers, des procédures administratives et au règlement d’un grand nombre de détails administratifs. Soumet à l’attention des directrices ou directeurs de programmes, et du registrariat les informations nécessaires au traitement des dossiers.
Elle assume la responsabilité des tâches administratives reliées à ses activités. À ce titre, convoque et organise des réunions, rédige des procès-verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
Elle vérifie, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
Elle se tient au courant des règlements et procédures administratives concernant la gestion du dossier de la clientèle étudiante, clientèle étudiantes libre et des stagiaires. Voit à la préparation, à la mise à jour et à la diffusion du matériel publicitaire concernant les programmes et les activités sous sa responsabilité.
Elle veille au respect et à l’application des règlements et procédures en vigueur en liaison avec la gestion des dossiers de la clientèle étudiante, clientèle étudiante libre et des stagiaires. Soumet les dossiers aux directrices ou directeurs de programmes ou à la personne responsable.
Elle effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fourniture.
Elle suggère des modifications susceptibles d’améliorer les procédures de travail et apporte les modifications nécessaires en ce qui a trait aux affaires étudiantes
Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.
Exigences normales et habiletés particulières
Scolarité
- Détenir un diplôme d’études secondaires ou scolarité équivalente.
Expérience
- Détenir cinq (5) ans d’expérience pertinente.
Autres
- Excellente connaissance de la suite MS Office;
- Souci du détail, rigueur et du respect des échéanciers;
- Sens développé du service à la clientèle;
- Excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
- Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite.
Lieu de travail
Institut national de la recherche scientifique
Centre Armand-Frappier Santé Biotechnologie
531, boulevard des Prairies
Laval (Québec) H7V 1B7
Traitement
Poste à temps complet: 35 heures par semaine, du lundi au vendredi. L’entrée en fonction est anticipée pour fin octobre ou début novembre 2022, date à valider avec le/la candidat.e retenu.e.
Conformément à l’échelle salariale classe 5, le salaire de commis aux dossiers de la clientèle étudiante, peut varier entre 25,50 $ et 31,06 $ de l’heure selon l’expérience et la formation. Ce poste est couvert par la convention collective du Syndicat des employés de soutien de l’INRS-Institut Armand-Frappier, section locale 1733 du S.C.F.P.
Comment postuler ?
L’INRS encourage les personnes candidates répondant aux exigences du poste, à postuler au plus tard le 22 septembre 2022.
Souscrivant à un Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉE) et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap. La priorité devra être toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyenne ou citoyen canadien ou de résidente ou résident permanent.
Les outils de sélection peuvent être adaptés aux besoins des personnes en situation de handicap, et ce, à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous prévoyez avoir besoin de mesures d’adaptation, ou pour toutes questions concernant l’équité, la diversité et l’inclusion à l’INRS, veuillez-vous adresser, en toute confidentialité à edi@inrs.ca uniquement pour les questions ÉDI.