Service des ressources humaines à Québec
Offre d’emploi no 23115
Affichage interne seulement | 3 octobre 2023 au 17 octobre 2023
Sommaire de la fonction
Relevant de la directrice du Service des ressources humaines, la personne réalise des travaux administratifs et de secrétariat, afin d’assister la directrice dans l’accomplissement des mandats du Service. Elle offre également un soutien aux professionnel.le.s de l’équipe dans la réalisation de leurs activités.
Principales tâches et responsabilités
Plus spécifiquement, la personne tient à jour l’agenda, fixe les rencontres, en informe les personnes concernées et rassemble les documents pertinents. Elle assiste la directrice par rapport au suivi des dossiers et au rappel des échéanciers. Elle traite les affaires courantes et prépare les rapports de dépenses de voyages et en assure le suivi.
Elle prépare et assure le suivi du budget de fonctionnement du Service.
Elle prend connaissance des courriels, identifie les urgences, en assure le suivi et les transmet, au besoin, aux personnes concernées. Elle rédige la correspondance, complète les informations nécessaires à la prise de décisions et les transmet à la directrice ou aux professionnel.le.s concerné.e.s.
Elle répond aux demandes de renseignements en provenance de l’interne et de l’externe, règle certaines questions et redirige, au besoin, les demandes aux bonnes personnes. Elle assure une circulation efficace de l’information.
Elle voit à colliger les points à l’ordre du jour, organise des réunions et convoque les personnes concernées. Elle voit à la réservation de salles, à la préparation et à la distribution du matériel et des documents nécessaires. Elle révise les procès-verbaux et les rapports découlant de différents comités et fait les suivis appropriés à la suite des décisions prises.
Elle collabore et effectue la mise à jour de divers dossiers administratifs reliés aux activités du Service des ressources humaines.
Elle participe à la rédaction et à la révision de lettres et transcrit des documents tels que rapports et tableaux. Elle effectue des entrées de données dans les systèmes appropriés et compile des statistiques pour divers rapports.
Elle assure la gestion des documents et leur classement selon les principes établis.
Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.
Exigences normales et habiletés particulières
Scolarité
- Détenir un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou bureautique ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
Expérience
- Posséder un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente.
Autres
- Maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
- Très bonne connaissance de Microsoft 365;
- Sens développé du service à la clientèle;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à travailler sous pression;
- Capacité à faire preuve d’une grande discrétion.
Lieu de travail
*Possibilité de télétravail en mode hybride selon la politique en vigueur.
Institut national de la recherche scientifique
Service des ressources humaines
490, rue de la Couronne
Québec (Québec) G1K 9A9
Traitement
Poste à temps complet.
Selon la Politique relative aux conditions de travail du personnel non syndiqué de l’Institut national de la recherche scientifique « Protocole du personnel non syndiqué ».
Comment postuler ?
L’INRS encourage les personnes candidates répondant aux exigences du poste, à postuler au plus tard le 17 octobre 2023.
Souscrivant à un Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉE) ainsi qu’aux exigences d’équité en matière d’emploi du Programme de contrats fédéraux et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap.
La priorité devra être toutefois accordée aux personnes ayant le droit de travailler au Canada (personnes détenant la citoyenneté canadienne, la résidence permanente ou un permis de travail valide).
Les outils de sélection peuvent être adaptés aux besoins des personnes en situation de handicap, et ce, à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous prévoyez avoir besoin de mesures d’adaptation, ou pour toutes questions concernant l’équité, la diversité et l’inclusion à l’INRS, veuillez vous adresser, en toute confidentialité à edi@inrs.ca uniquement pour les questions ÉDI.