Service des ressources humaines à Québec
Offre d’emploi no 23119
Affichage interne seulement | 18 octobre 2023 au 31 octobre 2023
Sommaire de la fonction
Relevant de la coordonnatrice à la dotation et au développement organisationnel, la personne assure la préparation, le suivi et la tenue à jour de dossiers administratifs reliés principalement à la dotation et au perfectionnement et réalise des travaux de secrétariat en support aux activités du Service des ressources humaines.
Principales tâches et responsabilités
Plus spécifiquement, la personne effectue la préparation, la mise en page et le suivi des affichages de postes internes et externes.
Elle produit les différents contrats de travail, effectue l’ouverture des dossiers d’employé.e.s et les suivis administratifs requis.
Elle prépare et achemine la correspondance et la documentation relatives aux mouvements de personnel (nomination, affectation temporaire et permanente, etc.).
Elle assure le suivi des signatures des contrats de consultant.e.s et d’enseignant.e.s.
Elle assure l’organisation d’entrevues, de réunions et de formations; convoque les personnes concernées, voit à la réservation de salles lorsque requis, à la préparation et à la distribution du matériel et des documents nécessaires.
Elle vérifie les demandes individuelles de perfectionnement de l’INRS et les achemine au comité de perfectionnement.
Elle collabore au suivi administratif des activités de perfectionnement de l’administration générale, produit et met à jour le tableau concerné.
Elle est responsable de la gestion des boîtes courriels du Service des ressources humaines.
Elle participe à la rédaction, à la transcription, la mise en page et la mise à jour de documents, lettres, rapports, procéduriers, avis d’inscription, descriptions de fonction, statistiques, tableaux, etc.
Elle voit à l’archivage des documents de son secteur. Elle procède à l’inventaire et aux commandes de matériel de bureau lorsque requis.
Elle répond aux demandes de renseignements en provenance de la clientèle de l’interne et de l’externe, résout certaines questions dans son champ d’expertise et achemine, au besoin, les demandes aux personnes concernées.
Elle collabore à divers mandats relatifs aux activités du Service des ressources humaines.
Elle aide, au besoin, l’agente administrative à la directrice du Service des ressources humaines dans l’accomplissement de ses tâches et veille à son remplacement de façon occasionnelle.
Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.
Exigences normales et habiletés particulières
Scolarité
- Détenir un diplôme terminal du cours secondaire en secrétariat ou formation académique équivalente.
Expérience
- Posséder quatre (4) années d’expérience pertinente.
Autres
- Bon sens de l’organisation du travail et des priorités;
- Excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
- Très bonne connaissance de l’environnement Microsoft 365;
- Bon discernement;
- Capacité à travailler sur divers dossiers en simultané;
- Respect des normes et directives en vigueur;
- Bon sens du service à la clientèle;
- Capacité à faire preuve d’une grande discrétion;
- Autonomie, débrouillardise et rigueur dans l’exercice de ses fonctions.
Lieu de travail
*Possibilité de télétravail en mode hybride selon la politique en vigueur.
Institut national de la recherche scientifique
Service des ressources humaines
490, rue de la Couronne
Québec (Québec) G1K 9A9
Traitement
Poste à temps complet.
Selon la Politique relative aux conditions de travail du personnel non syndiqué de l’Institut national de la recherche scientifique « Protocole du personnel non syndiqué ».
Comment postuler ?
L’INRS encourage les personnes candidates répondant aux exigences du poste, à postuler au plus tard le 31 octobre 2023.
Souscrivant à un Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉE) ainsi qu’aux exigences d’équité en matière d’emploi du Programme de contrats fédéraux et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap.
La priorité devra être toutefois accordée aux personnes ayant le droit de travailler au Canada (personnes détenant la citoyenneté canadienne, la résidence permanente ou un permis de travail valide).
Les outils de sélection peuvent être adaptés aux besoins des personnes en situation de handicap, et ce, à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous prévoyez avoir besoin de mesures d’adaptation, ou pour toutes questions concernant l’équité, la diversité et l’inclusion à l’INRS, veuillez vous adresser, en toute confidentialité à edi@inrs.ca uniquement pour les questions ÉDI.