Centre Énergie Matériaux Télécommunications à Varennes
Offre d’emploi n° 23074
Affichage interne seulement | 2 juin 2023 au 15 juin 2023
Sommaire de la fonction
Relevant du professeur responsable du laboratoire de photonique quantique, la personne effectue, sous encadrement limité et en collaboration avec les autres employé.e.s de l’équipe, un ensemble de travaux administratifs complexes et diversifiés impliquant la coordination et le suivi de divers dossiers. Elle possède une liberté d’action dans le choix des méthodes et procédés de travail, tout en respectant le cadre des pratiques et règles de fonctionnement en vigueur, dont notamment les règles de confidentialité.
Principales tâches et responsabilités
Plus spécifiquement, la personne assiste le professeur dans des tâches de coordination et dans les suivis administratifs. Elle organise des réunions et prépare les dossiers afférents, effectue la collecte de documents et assure les suivis pour certains mandats.
Elle rédige également des projets de lettres et autres correspondances. Elle recense les problématiques afin de les soumettre à l’attention de son supérieur.
Elle gère l’agenda du professeur et traite ses demandes de remboursement.
Elle participe à l’organisation d’événements (colloques, congrès, etc.) et effectue la saisie initiale des remboursements de dépenses dans le système de gestion.
Elle effectue la mise en page, la révision linguistique et la rédaction de divers documents administratifs, dont des documents scientifiques, pour l’administration et le professeur. Elle collabore à la création de contenu (communiqués, sondages, etc.). Elle procède au classement et à l’archivage de documents.
Elle a la responsabilité de fournir des réponses aux questions qui relèvent de sa compétence, notamment celles portant sur l’environnement M365.
Elle prend des notes lors de divers comités et rédige les comptes rendus ou les procès-verbaux qui en découlent. Elle assure la mise à jour des documents administratifs, financiers et de recherche selon les règles encadrant la rédaction épicène.
Elle est appelée à suivre les comptes de recherche du professeur et à faciliter les achats effectués par les membres de son équipe.
Elle tient à jour les curriculums vitae électroniques demandés par les organismes subventionnaires.
Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.
Exigences normales et habiletés particulières
Scolarité
- Détenir un diplôme terminal du cours secondaire ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
Expérience
- Posséder un minimum de quatre (4) années d’expérience pertinente.
Autres
- Débrouillardise et autonomie;
- Entregent et service à la clientèle reconnus;
- Dynamisme et proactivité;
- Excellente maîtrise de l’environnement M365 (Excel, Word, Powerpoint et Outlook);
- Capacité démontrée à gérer plusieurs dossiers en même temps et à respecter des échéanciers;
- Qualité des décisions démontrée;
- Habiletés rédactionnelles démontrées;
- Rigueur et précision dans le travail;
- Excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
- Maîtrise de la langue anglaise, parlée et écrite;
- Connaissance d’un logiciel de gestion intégrée, un atout.
Lieu de travail
* Possibilité de télétravail en mode hybride selon la politique en vigueur.
Institut national de la recherche scientifique
Centre Énergie Matériaux Télécommunications
1650, boulevard Lionel-Boulet
Varennes (Québec) J3X 1S2
Traitement
Poste à temps complet : 35 heures par semaine.
Conformément à l’échelle salariale classe 5, le salaire d’agent.e de secrétariat niveau 4, peut varier entre 25,50 $ et 31,06 $ l’heure selon l’expérience et la formation. Ce poste est couvert par la convention collective du Syndicat des chercheurs de l’Université du Québec (SCUQ).
Comment postuler ?
L’INRS encourage les personnes candidates répondant aux exigences du poste à postuler en ligne via le site Web de l’INRS dans la section « Emplois » au plus tard le 15 juin 2023.
Souscrivant à un Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉE) et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap. La priorité devra être toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyenne ou citoyen canadien ou de résidente ou résident permanent.
Les outils de sélection peuvent être adaptés aux besoins des personnes en situation de handicap, et ce, à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous prévoyez avoir besoin de mesures d’adaptation, ou pour toutes questions concernant l’équité, la diversité et l’inclusion à l’INRS, veuillez vous adresser, en toute confidentialité à edi@inrs.ca uniquement pour les questions ÉDI.