Centre Urbanisation Culture Société à Montréal
Offre d’emploi no 22141
Affichage interne et externe | 14 octobre 2022 au 27 octobre 2022
Sommaire de la fonction
Relevant de la directrice du Centre Urbanisation Culture Société, la personne est appelée à réaliser des travaux administratifs relatifs au suivi de mandats, à l’organisation de réunions, à la préparation de comptes rendus et rédaction de procès-verbaux, à la compilation d’information de gestion de même qu’à la préparation et au suivi de la correspondance de la direction du Centre. Elle facilite la gestion administrative et le suivi des dossiers relatifs aux ressources professorales du Centre. Elle offre également un soutien administratif à l’équipe du Centre dans la réalisation de leurs activités.
Principales tâches et responsabilités
- Plus spécifiquement, la personne traite les affaires courantes, tient à jour l’agenda de la directrice, prépare et transmet la documentation nécessaire, fixe les rendez-vous et en informe les personnes concernées. Elle assiste sa supérieure pour le suivi des dossiers et le rappel des échéances ainsi que dans la préparation de la documentation pour les réunions des instances du Centre et de la Direction générale de l’INRS. Elle rassemble la documentation pertinente, parfois confidentielle, et elle rédige des rapports synthèses afin de faciliter la prise de décision par l’équipe de direction.
- Elle organise les réunions de la directrice, des comités du Centre et des assemblées des professeur·es du Centre et y assiste, lorsque requis. Elle prend des notes, rédige les procès-verbaux et fait les suivis appropriés.
- Elle voit à la transcription et/ou à la rédaction de documents, de guides, de lettres et de rapports et en fait la mise en page. Elle voit également à la compilation de statistiques pour divers rapports, elle conçoit des registres et des tableaux et voit à leur actualisation (registre des professeur·es invité·es, plan annuel, etc.).
- Elle planifie et organise les déplacements de la directrice, de son équipe de recherche et d’autres personnes de la direction du Centre. Elle effectue les réservations et fait le suivi administratif requis. Elle prépare les rapports de dépenses et en assure le cheminement.
- Elle planifie et organise divers évènements du Centre en collaboration avec la responsable des affaires académiques et professorales ou les équipes de recherche (rentrée scolaire, lancements, colloques, fêtes diverses). Elle apporte son soutien logistique à toutes autres activités qui ont lieu au Centre (réservation de salle, traiteur, achats, etc.).
- Elle reçoit et filtre les communications et accueille les visiteurs. Elle prend connaissance du courrier et des courriels et en assure le suivi. Elle détermine les urgences et les transmet, au besoin, aux personnes concernées. Elle rédige la correspondance, complète les informations nécessaires et les transmet à la directrice du Centre.
- Elle apporte un appui aux comités de sélection des professeur·es et assure le suivi des dossiers avec la directrice (description de postes, affichage, ouverture des dossiers, fixation des rencontres et horaires des entrevues, convocation des candidats, préparation des dossiers pour les membres, etc.).
- Elle apporte un appui aux comités de promotion et de renouvellement de contrat des professeur·es (information aux professeur·es concerné·es, organisation des réunions de comité d’évaluation, suivi avec les différentes instances après l’évaluation, etc.).
- Elle veille à la formation de deux agentes de secrétariat (Québec et Montréal) et s’assure du bon fonctionnement du service. Elle leur transmet les travaux à effectuer et de gérer les remplacements, s’il y a lieu. Elle s’assure du bon fonctionnement du système de réservation de salles (UCS-Montréal) et de celui de gestion des impressions, relevant des agentes de secrétariat.
- Elle tient à jour ses connaissances relatives aux documents normatifs liés à son champ d’activité.
- Elle assume la responsabilité du système de classement de ses dossiers ainsi que de ceux de la directrice et voit à leur archivage, conformément au système en vigueur. Elle fait le suivi de l’archivage des professeur·es et employé·es qui quittent le Centre.
- Elle agit à titre de personne-ressource pour les dossiers relevant de sa compétence et collabore avec le personnel de l’INRS et les intervenants externes.
- Elle doit s’assurer de la conformité des actions et décisions de la direction avec les politiques, règles et procédures en vigueur au Centre.
- Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur, lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.
Exigences normales et habiletés particulières
Scolarité
- Détenir un diplôme terminal du cours secondaire en secrétariat ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
Expérience
- Posséder quatre (4) années d’expérience de travail dans un poste à responsabilités comparables en secrétariat de direction.
Autres
- Connaissance approfondie de la Suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et de la suite M365 (Teams, OneNote, SharePoint);
- Excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
- Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers en simultané;
- Capacité à établir des priorités et à travailler sous pression;
- Habiletés en rédaction et esprit de synthèse;
- Rigueur et discrétion;
- Excellente organisation du travail et respect des échéanciers;
- Bon sens du service à la clientèle et facilité à communiquer;
- Sens de l’initiative, débrouillardise et autonomie;
- Esprit d’équipe.
Lieu de travail
Institut national de la recherche scientifique
Centre Urbanisation Culture Société
385, rue Sherbrooke Est
Montréal (Québec) H2X 1E3
Traitement
Poste à temps complet : 35 heures par semaine.
Selon la Politique relative aux conditions de travail du personnel non syndiqué de l’Institut national de la recherche scientifique « Protocole du personnel non syndiqué ».
L’INRS encourage les personnes candidates répondant aux exigences du poste, à postuler au plus tard le 27 octobre 2022.
Souscrivant à un Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉE) et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap. La priorité devra être toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyenne ou citoyen canadien ou de résidente ou résident permanent.
Les outils de sélection peuvent être adaptés aux besoins des personnes en situation de handicap, et ce, à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous prévoyez avoir besoin de mesures d’adaptation, ou pour toutes questions concernant l’équité, la diversité et l’inclusion à l’INRS, veuillez vous adresser, en toute confidentialité à edi@inrs.ca uniquement pour les questions ÉDI.