Centre Urbanisation Culture Société à Montréal
Offre d’emploi no 22107
Affichage interne et externe | 8 juillet 2022 au 21 juillet 2022
Sommaire de la fonction
Relevant de la responsable des affaires académiques et professorales, sous encadrement très limité, en collaboration avec les directrices et directeurs de programmes et les autres membres de l’équipe, la personne assume la responsabilité d’un ensemble de travaux administratifs en lien avec les activités académiques du Centre Urbanisation Culture Société. Elle est affectée aux tâches spécialisées reliées aux dossiers étudiants quant à leurs opérations courantes. Elle s’assure du respect des règles de fonctionnement en vigueur, dont notamment le règlement des études, les règles de confidentialité, etc. Elle possède une liberté d’action dans la planification et l’organisation de son travail.
Principales tâches et responsabilités
Plus spécifiquement, la personne reçoit les demandes de renseignements relatifs à son domaine d’activités (ex. : disponibilités des cours, le cheminement de programmes, les conditions d’admission, d’inscription et les demandes d’admission); fournit les réponses et en assure le suivi nécessaire.
Elle assure la préparation du programme d’accueil et, en collaboration avec la responsable, voit au bon déroulement des activités prévues quant à l’arrivée de la nouvelle clientèle étudiante. Afin d’assurer le respect des règles de l’INRS, elle vérifie l’exactitude des documents d’immigration et d’assurances pour la clientèle étudiante étrangère.
Elle assume la responsabilité du programme de mentorat étudiant pour le Centre. À ce titre, elle travaille en étroite collaboration avec l’équipe du Service des études supérieures et de la réussite étudiante, supervise le pairage des étudiant.e.s avec leurs mentor.e.s et assure un suivi personnalisé auprès des mentor.e.s.
Elle prépare les informations pour l’émission des cartes étudiantes et de bibliothèques. Elle procède également aux prélèvements des frais de scolarité.
Elle assiste la responsable des affaires académiques et professorales pour les différentes entreprises en lien avec le recrutement (portes ouvertes, concours de stages de 1er cycle, etc.)
Elle planifie et organise, en collaboration avec les directrices et directeurs de programmes, l’offre des cours pour chacune des sessions scolaires et met en forme l’horaire des cours et fait le suivi pour les réservations des salles de cours.
Elle agit comme secrétaire pour les comités d’admission et d’encadrement des différents programmes en assurant la préparation de l’ordre du jour, des convocations et de la rédaction de comptes rendus.
Elle collabore étroitement avec la secrétaire de l’UQAM (université partenaire) afin de s’assurer du bon fonctionnement des programmes d’études urbaines.
Dans le respect de la réglementation, elle effectue la gestion et le suivi des tâches reliées à l’évaluation des essais, aux rapports de stages, aux mémoires et thèses (formation des jurys d’évaluation, transmission des mémoires et thèses, suivis des réponses des évaluateurs, planification des soutenances, planification du jury de thèse, etc.)
Elle prépare les documents relatifs à l’évaluation des enseignements et collige les évaluations reçues.
Elle est appelée à proposer des modifications aux méthodes et procédures existantes et à participer à l’élaboration de nouvelles procédures administratives s’appliquant à la clientèle étudiante et à l’application du programme de bourses de l’INRS.
Elle conçoit, vérifie et prépare des tableaux et statistiques sur la clientèle étudiante.
Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.
Exigences normales et habiletés particulières
Scolarité
- Détenir un diplôme terminal du cours secondaire avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
Expérience
- Posséder six (6) années d’expérience pertinente.
Autres
- Connaissance approfondie des outils, méthodes et procédures propres au travail général de bureau;
- Excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
- Habileté de travail en équipe;
- Sens aiguë du service à la clientèle;
- Entregent;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois tout en maintenant un travail de qualité.
Lieu de travail
Institut national de la recherche scientifique
Centre Urbanisation Culture Société
385 rue Sherbrooke Est
Montréal (Québec) H2X 1E3
Traitement
Poste à temps plein : 35 heures par semaine.
Conformément à l’échelle salariale classe 6 le salaire d’agente administrative ou d’agent administratif peut varier entre 26,29 $ et 32,99 $ de l’heure selon l’expérience et la formation. Ce poste est couvert par la convention collective du Syndicat des chercheurs de l’Université du Québec (SCUQ-CSN).
Comment postuler ?
L’INRS encourage les personnes candidates répondant aux exigences du poste, à postuler au plus tard le 21 juillet 2022.
Souscrivant à un Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉE) et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap. La priorité devra être toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyenne ou citoyen canadien ou de résidente ou résident permanent.
Les outils de sélection peuvent être adaptés aux besoins des personnes en situation de handicap, et ce, à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous prévoyez avoir besoin de mesures d’adaptation, ou pour toutes questions concernant l’équité, la diversité et l’inclusion à l’INRS, veuillez vous adresser, en toute confidentialité à edi@inrs.ca uniquement pour les questions ÉDI.