Service des ressources matérielles à Québec
Offre d’emploi n° 23137
Affichage interne seulement | 7 décembre 2023 au 20 décembre 2023
Sommaire de la fonction
Relevant de la directrice adjointe du Service des ressources matérielles, la personne effectue divers travaux de nature technique liés à la gestion des projets de construction notamment aux budgets, à la comptabilité et à la préparation de contrats en collaboration avec l’équipe du Service et celle des finances. Elle exécute divers travaux à caractère administratif en vue d’assurer la bonne marche des opérations courantes.
Principales tâches et responsabilités
Plus spécifiquement, elle recueille et vérifie les données préalables à la production d’appel d’offres, elle s’assure de leur conformité et de leur publication sur le système gouvernemental d’appel d’offres (SEAO) tout en veillant au respect des lois, règlements et procédures.
Elle vérifie la conformité et l’admissibilité des soumissions et elle complète le rapport d’ouverture.
Elle coordonne la signature des contrats, vérifie l’exactitude des documents tels que les cautions, les assurances et les licences et fait le suivi avec les fournisseurs de l’INRS.
Elle assure la coordination des processus de paiement. Elle vérifie l’exactitude des documents selon les soumissions et les modifications. Elle effectue les demandes de paiement.
À la fin de chaque trimestre et fin d’année financière, elle obtient les factures des fournisseurs impliqués pour les projets et elle produit des documents pour le Service des finances.
Elle planifie les procédures avec le responsable de la reddition des comptes pour la publication dans le système SEAO par les instances gouvernementales.
Elle recueille, analyse et compile les données financières des projets, produit les tableaux de suivi des coûts et transmet aux organismes subventionnaires pour approbation et émission du paiement à l’INRS, et ce, en conformité avec les conventions intervenues entre ces organismes subventionnaires et l’INRS.
Elle assure le suivi des différentes subventions obtenues afin qu’il y ait paiement, respect des différentes règles et des échéances. Au besoin, elle répond aux professionnels des organismes subventionnaires pour toute question concernant le financement des projets.
Elle assure un suivi des documents officiels à transmettre aux organismes subventionnaires en conformité avec les conventions intervenues.
Elle contribue à mettre à jour les clauses administratives des devis type de construction.
Elle assure un soutien technique aux différents responsables de projets. Elle s’occupe du classement des divers documents et procède à l’archivage des projets.
Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.
Exigences normales et habiletés particulières
Scolarité
- Détenir un diplôme d’études collégiales en comptabilité et de gestion ou tout autre domaine pertinent.
Expérience
- Posséder deux (2) années d’expérience pertinente.
Autres
- Connaissance pratique de la gestion de projets ou de contrat de construction;
- Aisance avec les outils informatiques et d’analyse par projet (Microsoft 365, Excel avancé, logiciels comptables);
- Facilité à travailler en équipe;
- Bonne capacité d’analyse, rigueur et autonomie;
- Excellent sens du service à la clientèle et facilité à communiquer.
Lieu de travail
Institut national de la recherche scientifique
Service des ressources matérielles
490, rue de la Couronne
Québec (Québec) G1K 9A9
Traitement
Poste à temps complet : 35 heures par semaine.
Conformément à l’échelle salariale classe 8, le salaire de technicien.ne en administration peut varier entre 27,81 $ et 38,12 $ l’heure selon l’expérience et la formation. Ce poste est couvert par la convention collective du Syndicat des chercheurs de l’Université du Québec (SCUQ).
Comment postuler ?
L’INRS encourage les personnes candidates répondant aux exigences du poste, à postuler au plus tard le 20 décembre 2023.
Souscrivant à un Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉE) ainsi qu’aux exigences d’équité en matière d’emploi du Programme de contrats fédéraux et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap.
La priorité devra être toutefois accordée aux personnes ayant le droit de travailler au Canada (personnes détenant la citoyenneté canadienne, la résidence permanente ou un permis de travail valide).
Les outils de sélection peuvent être adaptés aux besoins des personnes en situation de handicap, et ce, à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous prévoyez avoir besoin de mesures d’adaptation, ou pour toutes questions concernant l’équité, la diversité et l’inclusion à l’INRS, veuillez vous adresser, en toute confidentialité à edi@inrs.ca uniquement pour les questions ÉDI.