Direction du cabinet et relations gouvernementales à Montréal ou à Laval
Offre d’emploi n°23063
Affichage interne et externe | 28 avril 2023 au 11 mai 2023
Sommaire de la fonction
Relevant de la Direction du cabinet et des relations gouvernementales, la personne effectue un travail de secrétariat et administratif dans le but d’apporter un soutien à la réalisation de certains mandats et d’assurer le bon fonctionnement de la Direction du cabinet et des relations gouvernementales. En collaboration avec l’adjointe administrative du directeur général de l’INRS, elle offre également un soutien à la Direction générale dans ses activités. Elle peut également être appelée à répondre à des besoins ponctuels de la Direction scientifique, du Secrétariat général ainsi que de la Direction de l’administration.
Principales tâches et responsabilités
Plus spécifiquement, la personne travaille en étroite collaboration avec la Direction générale. Elle assure le suivi des dossiers et mandats qui lui sont confiés, liés aux affaires courantes et périodiques.
Elle voit au respect des échéances et prépare la documentation des dossiers pour différentes réunions (régie, comité de direction, etc.).
Elle tient à jour l’agenda, vérifie les dispositions, fixe les rencontres, en informe les personnes concernées et rassemble les documents pertinents. Elle assiste le directeur dans le suivi des dossiers et le respect des échéanciers. Elle traite les affaires courantes, organise les déplacements, effectue les réservations (restaurants, hôtels, transports, etc.) et prépare les rapports de dépenses.
Elle prépare et assure le suivi du budget de fonctionnement de la Direction du cabinet et des relations gouvernementales.
Elle reçoit les appels et le courrier, prend connaissance des courriels, identifie les urgences, les transmet au besoin aux personnes concernées et en assure le suivi. Elle rédige la correspondance, complète les informations nécessaires à la prise de décision et les transmet au directeur.
Elle répond aux demandes de renseignements internes et externes, règle certaines questions et redirige, au besoin, les demandes aux bonnes personnes. Elle assure une circulation efficace de l’information.
Elle organise des réunions et des évènements, prépare les listes d’invité.e.s, envoie des invitations, convoque les personnes concernées, voit à la réservation de salles, à la préparation et à la distribution du matériel et des documents nécessaires. Elle rédige ou révise les procès-verbaux, comptes rendus et rapports découlant de différents comités et rencontres, fait les suivis appropriés suite aux décisions prises, etc.
Elle collabore et assure le suivi ainsi que la tenue à jour de divers dossiers administratifs, fichiers et bases de données liés aux activités de la Direction.
Elle participe à la recherche préalable, à l’élaboration et à la mise en page de lettres, documents, rapports, tableaux et présentations de qualité. Elle effectue l’entrée de données dans les systèmes appropriés et compile des statistiques pour divers rapports. Elle maintient à jour des listes de contacts de partenaires d’affaires et gouvernementaux.
Elle assure la gestion des documents et leur classement selon les principes établis, inventorie les fournitures de bureau et prépare les formulaires de demandes de paiement, de demandes d’achats et autres, suivant les besoins.
Elle accueille les visiteurs et s’assure de l’organisation des réunions en présence. Également, en collaboration avec l’adjointe administrative du directeur général, elle aide à l’accomplissement des tâches de secrétariat et administratives liées à la Direction générale et elle la remplace lors de ses congés et de ses vacances.
Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.
Exigences normales et habiletés particulières
Scolarité
- Détenir un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou bureautique ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
Expérience
- Posséder cinq (5) années d’expérience de travail dans un poste comportant des responsabilités comparables en secrétariat de direction.
Autre
- Excellente maitrise de la langue française, parlée et écrite;
- Très bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite;
- Connaissance approfondie de l’environnement MS 365;
- Connaissance des organismes gouvernementaux et des institutions qui encadrent le développement et l’administration de l’INRS;
- Bonne expérience de gestion d’agendas complexes;
- Esprit d’équipe, autonomie, sens de l’initiative et grande disponibilité;
- Sens développé de l’organisation, du service à la clientèle et facilité à communiquer;
- Bon jugement, rigueur, souci du détail, précision, tact, diplomatie et discrétion;
- Habileté reconnue en rédaction (dont les procès-verbaux), esprit d’analyse et de synthèse;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois tout en maintenant un travail de qualité;
- Capacité à travailler sous pression et à respecter des échéanciers serrés;
- Connaissances de base en comptabilité.
Lieu de travail
Possibilité de télétravail en mode hybride selon la politique en vigueur.
Institut national de la recherche scientifique
Direction du cabinet et des relations gouvernementales
385, rue Sherbrooke Est
Montréal (Québec) H2X 1E3
OU
531, boulevard des Prairies
Laval (Québec) H7V 1B7
La personne peut être appelée à effectuer des déplacements dans la région de Québec.
Traitement
Poste à temps complet.
Selon la Politique relative aux conditions de travail du personnel non syndiqué de l’Institut national de la recherche scientifique « Protocole du personnel non syndiqué ».
Comment postuler ?
L’INRS encourage les personnes candidates répondant aux exigences du poste, à postuler au plus tard le 11 mai 2023.
Souscrivant à un Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉE) et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap. La priorité devra être toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyenne ou citoyen canadien ou de résidente ou résident permanent.
Les outils de sélection peuvent être adaptés aux besoins des personnes en situation de handicap, et ce, à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous prévoyez avoir besoin de mesures d’adaptation, ou pour toutes questions concernant l’équité, la diversité et l’inclusion à l’INRS, veuillez vous adresser, en toute confidentialité à edi@inrs.ca uniquement pour les questions ÉDI.